Alıştan İade Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır? Örnek Kayıtlar ve İade Faturası Rehberi

İşletmelerin tedarik süreçlerinde her zaman her şey planlandığı gibi gitmeyebilir. Teslim alınan malların kusurlu çıkması, sipariş standartlarına uymaması veya yanlış gönderilmesi durumunda iade süreci devreye girer. Bu noktada hem stokların hem de mali tabloların doğruluğunu korumak adına alıştan iade işlemlerinin muhasebe kayıtlarına eksiksiz yansıtılması şarttır. 

Peki, alıştan iade muhasebe kaydı nasıl yapılır ve alıştan iade faturası nasıl kesilir?

Alıştan İade Nedir ve Hangi Durumlarda Ortaya Çıkar?

Alıştan iade, bir işletmenin satın aldığı mal veya hizmetleri belirli sebeplerden ötürü kısmen veya tamamen tedarikçiye iade etmesi işlemidir. Muhasebe sisteminde alış iadesi, daha önce yapılmış olan alış kaydının maliyet ve KDV yönünden tersine çevrilmesini ifade eder.

Bu süreçte eksik/fazla teslimat veya hatalı ürün iadesi sıkça karşılaşılan durumlardır. Alıştan iadenin ortaya çıktığı yaygın durumlar şu şekildedir:

●       Teslim alınan ürünlerin defolu, hasarlı veya bozuk olması

●       Talep edilen renkten, modelden veya markadan farklı ürün gönderilmesi

●       Teslim edilen ürün adedinin, irsaliye veya faturada yazandan fazla çıkması

●       Teslimatın gecikmesi

●       Teslimat sorunları nedeniyle işletmenin satış vaadini kaçırması sonucu siparişi reddetmesi

Alıştan İade İçin İade Faturası Nasıl Düzenlenir?

Alış faturası kabul edilmiş ve mal veya hizmet kayıtlara alınmışsa, alıştan iade işlemini belgelemek için iade faturası düzenlenir. Ticari e-Fatura senaryosunda fatura 8 günlük yasal süre içinde reddedilebiliyorsa iade faturası yerine ret uygulama yanıtı kullanılabilir. Temel e-Fatura ve e-Arşiv Fatura senaryolarında ise iptal/itiraz süreci ilgili mevzuat ve GİB portalı/harici itiraz yöntemleri dikkate alınarak yürütülmelidir. Mal fiilen tedarikçiye geri gönderiliyorsa sevk/e-İrsaliye yükümlülüğü ayrıca değerlendirilmelidir

Alıştan iade faturası düzenlemek için izlenecek adımlar şöyledir:

1. Gelen faturaların olduğu menüden ilgili işlem için kesilmiş olan asıl faturayı bulun.
2. Faturanın içeriğini kontrol ettikten sonra iade faturası oluşturma butonuna tıklayın.
3. İşlemi önceki faturanın iade butonu ile başlattıysanız fatura tipi otomatik olarak seçilir. Seçili değilse fatura tipini “iade” olarak seçin.
4. İade faturalarında asıl faturanın tarihi ve e-Fatura numarası referans bilgi olarak yer almalıdır. Sistem bu bilgileri otomatik getirmediyse manuel olarak açıklama kısmına yazın.
5. İade faturası KDV ve birim fiyat kalemlerinde asıl faturayla örtüşmelidir. Güncel fiyatlar değişmiş olsa bile iade faturasına, asıl faturadaki tutarları yazın.
6. Tüm bilgileri kontrol ettikten sonra alıştan iade faturasını mali mühür/e-İmza ile onaylayın ve karşı tarafa gönderin.

Alıştan İade Muhasebe Kaydı Örnekleri: Hangi Hesaplar Kullanılır?

Alıştan iade yevmiye kaydı, temel bir alış kaydının tersi mantığıyla çalışır. İşlemde 153 Ticari Mallar, 320 Satıcılar ve 391 Hesaplanan KDV hesapları kullanılır. Bu işlem ön muhasebe programı ile kolayca yapılabilir. 

Alıştan iade yevmiye kaydı için basit bir örnek işlemi ele alalım. İşletmenizin, ABC Tedarikçi A.Ş.'den daha önce KDV hariç 50.000 TL (%20 KDV ile toplam 60.000 TL) tutarında ticari mal satın aldığını varsayalım. Yapılan kalite kontrol sonrası bu malların KDV hariç 10.000 TL'lik kısmının kusurlu olduğunu tespit ettiğinizi ve iade edeceğinizi düşünelim. 

Buna göre 10.000 TL + %20 KDV (2.000 TL) = 12.000 TL tutarındaki iade işlemi için yevmiye kaydı şu şekilde yapılır:

Bu süreçte dikkat etmeniz gereken önemli noktalardan biri de hangi KDV hesabını seçeceğinizdir. Alıştan iade, bir satın alma iadesi olduğu için 191 İndirilecek KDV hesabı bu yevmiye kaydında kullanılmamalıdır. Mevzuatlara uygun muhasebe kaydı için alıştan iadede  391 Hesaplanan KDV hesabı kullanılmalıdır.

Kısmi İade, KDV ve Stok Düzeltmeleri Nasıl Takip Edilmelidir?

Alıştan iade genellikle satın alınan malın bir kısmı ile ilgilidir. Bu nedenle çoğunlukla kısmi iade kaydı yapılır. Kısmi iade kaydının da mutlaka takip edilmesi; stok düzeltmelerinin, KDV oranı uyumluluğunun ve cari hesap mutabakatının sağlanması gerekir. 

Stok Düzeltmeleri

Stok hareketi, iade edilen malın fiilen depodan çıkışıyla uyumlu izlenmelidir. e-İrsaliye kapsamındaki mükelleflerde iade sevki için e-İrsaliye/sevk belgesi sevkten önce düzenlenmeli; stok çıkışı da iade faturası ve fiili sevk bilgileriyle tutarlı şekilde kayda alınmalıdır.

KDV Oranı Uyumluluğu

Orijinal faturada %1, %10 ve %20 gibi birden fazla KDV oranına tabi ürün bulunuyorsa iade faturası kesilirken hangi ürünün geri gönderildiğine dikkat edilerek yalnızca o ürünün KDV oranı iade tablosuna yansıtılmalıdır. Aksi takdirde ay sonu KDV tahakkukunda miktar farkları oluşur.

Cari Hesap Mutabakatı

Kısmi iadelerde cari hesap takibi yapılmalı, tedarikçi ile hazırlanan ödeme planı da revize edilmelidir. Kısmi iade faturası muhasebeleştiğinde satıcıya ödenecek toplam borç, iade tutarı kadar düşer. Ay sonlarında tedarikçilerle mutabakat sağlanırken iade faturalarının gözden kaçmaması son derece önemlidir.

Bu süreçleri daha kolay ve sorunsuz bir şekilde yürütmek için QNB eSolutions ön muhasebe programından faydalanabilirsiniz. QNB eSolutions ile iade faturaları stok ve cari hesaba otomatik yansır, hatalı kayıt riski minimuma iner ve iade faturası takibi kolaylaşır. QNB eSolutions iade ve fatura süreçlerini ön muhasebe programıyla tek panelden hatasız bir şekilde yönetebilirsiniz.

Alıştan İade Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Alıştan iadede iade faturasını kim düzenler?

Alıştan iade faturasını, malı satın alan ve üründen memnun kalmayıp tedarikçisine geri gönderen alıcı taraf düzenler.

Alıştan iadede KDV hangi hesapta izlenir?

Alış iadelerinde KDV, mevzuat gereği 391 Hesaplanan KDV hesabının altında izlenir. Genellikle "İade İşlemlerinden Doğan İlave Edilecek KDV" şeklinde bir alt hesap açılır.

Kısmi iade durumunda muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Kısmi iadelerde de tam iadelerde kullanılan yevmiye kaydının aynısı yapılırken 320, 153 ve 391 numaralı hesaplar kullanılır. Tek fark, tutarın orijinal faturanın tamamını değil; yalnızca geri gönderilen ürünlerin birim fiyatları üzerinden hesaplanan KDV dâhil bedelini kapsamasıdır.

Ön muhasebe programı iade kayıtlarını nasıl kolaylaştırır?

Gelişmiş bir ön muhasebe programı, orijinal alış faturasını sistem üzerinden bularak tek tıkla iade işlemi başlatılmasını sağlar. Bu sayede birim fiyat ve KDV hataları sıfıra iner, iade e-Faturası otomatik oluşur, stoklar ve cari hesap bakiyesi anında güncellenir.