e-Belgede Canlıya Geçiş Öncesi Kontrol Listesi Neden Önemlidir?

e-Belge, canlıya geçişi dikkatle yönetilmesi gereken uygulamalar bütünüdür. Dolayısıyla e-Belge entegrasyonunda canlı öncesi testler ve canlıya geçişten sonraki testler büyük önem taşır. e-Belge test sürecinin eksiksiz tamamlanması için ise canlıya geçiş kontrol listesi oluşturulmasında fayda vardır. Peki, e-Belgede canlıya geçiş öncesi neler kontrol edilmelidir?

Ana Veri, Cari Hesap ve Ürün/Hizmet Bilgilerinde Hangi Alanlar Netleştirilmeli?

e-Belge canlıya geçiş süreçlerinde hatalar sadece yazılım altyapısından değil, sistemlere girilen ana verilerin eksik veya hatalı olmasından da kaynaklanır. Dolayısıyla ana veri kontrolü yapılmalıdır. Çünkü GİB standartlarına göre veri yapısında belirli zorunlu alanların eksiksiz ve doğrulanmış olması gerekir. Ana veri eşleştirme sonrasında cari hesap kontrolü de yapılmalıdır.

Cari kart kontrolünde vergi kimlik numarası (VKN) veya T.C. kimlik numarası (TCKN) doğrulaması ilk adımdır. İlgili cari hesabın GİB e-Fatura mükellef listesinde bulunup bulunmadığı sorgulanmalı ve cari kart bilgileri güncellenmelidir. e-Arşiv müşterilerinde ise e-posta adresi ve telefon gibi iletişim kanallarının doğruluğu, faturaların yasal sürede alıcıya ulaşabilmesi açısından önem taşır.

İhracat veya gümrük süreçleri bulunan işlemlerde, ürün kartlarında GTİP kodlarının GÇB ve ilgili gümrük kayıtlarıyla uyumlu şekilde tanımlanması gerekir. Yurt içi e-Fatura ve e-Arşiv senaryolarında ise ürün birimi, KDV oranı ve zorunlu belge alanlarının doğru tanımlanması öncelikli kontroldür.

e-Fatura ve e-Arşiv İçin Hangi Uçtan Uca Testler Yapılmalı?

e-Fatura ve e-Arşiv geçişinde canlı öncesi test, gelecekte yaşanacak olası aksaklıkların yaşanması ihtimalini düşürür. Bu nedenle kapsamlı bir uçtan uca test ile belge akış kontrolü sağlanmalıdır. 

Teknik entegrasyon testi tamamlandıktan sonra sadece test faturası kesmek yeterli değildir. Uçtan uca test yaparken izlenebilecek başlıca senaryolar şu şekilde olmalıdır:

Temel ve Ticari e-Fatura Test Senaryosu

Temel fatura iletildikten sonra alıcı tarafında otomatik kabul mekanizmasının çalışıp çalışmadığı; ticari faturada ise alıcının sistem üzerinden "Kabul" veya "Red" yanıtı verdiğinde ERP/Muhasebe sisteminin durum güncellemesini doğru alıp almadığı kontrol edilmelidir.

e-Arşiv Test Süreci ve İptal/İade Senaryoları

Son tüketiciye veya e-Fatura mükellefi olmayan firmalara kesilen e-Arşiv faturaların e-posta/SMS servisleri üzerinden doğru şablonla iletilmesi, yasal süresi içerisindeki iptal/itiraz taleplerinin sisteme düzgün yansıması test edilmelidir.

İhracat ve Dövizli Fatura Senaryoları

İhracat e-Faturalarında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı onay süreçleri, dövizli fatura alanları, teslim şartları ve gümrük tescil numarası dönüşleri uçtan uca simüle edilmelidir.

İstisnai Fatura Türleri için Senaryolar

Tevkifatlı faturalar, fiyat/kur farkı faturaları, iade faturaları ve tevkifat iade süreçlerinin muhasebe karşılıkları senaryo bazlı kontrol edilmelidir.

ERP, Muhasebe Programı veya Excel Kullanan İşletmelerde Veri Akışı Nasıl Doğrulanmalı?

Her işletmenin teknolojik altyapısı farklıdır; ama veri akışı kontrolü, tüm altyapılar için geçerlidir. Muhasebe programı entegrasyonu ve ERP veri akışı, yazılım imkânları sayesinde otomatikleştirilebilir. Excel kontrol sürecinde ve veri doğrulama işlemelerinde ise manuel kontrol noktalarına dikkat edilmelidir. 

ERP veya ön muhasebe programı kullanan işletmelerde entegrasyon katmanı, veritabanındaki alanları özel şablonlara dönüştürür. Bu aşamada veri dönüştürme kuralları detaylıca incelenmelidir. Türkçe karakter uyumsuzlukları, tutarlar için ondalık sayı ayraçları (virgül/nokta) ve alan karakter sınırları gibi kurallara olan uyumluluk kontrol edilmelidir. 

Veri yönetimini Excel veya manuel dosya yüklemeleri ile yürüten işletmelerde ise entegratör paneline veya entegre programlara veri aktarılırken şablon doğrulaması önemlidir. Mükerrer fatura numarasının engellenmesi, zorunlu bilgi eksikliğinde işlemin durdurulması ve kullanıcıya anlaşılır hata raporu sunulması canlıya geçiş için gereklidir.

Yetki, Onay, İstisna ve Hata Yönetimi Canlı Operasyonu Nasıl Etkiler?

e-Belge sürecinde yalnızca teknik veriler değil, kurumsal süreçler de canlı öncesi organize edilmelidir. Yetki yönetimi dikkatle yürütülüp operasyonel iş akışları net olarak tanımlandığı takdirde onay akışında oluşabilecek gecikmeler önlenebilir. 

İstisna yönetiminde bazı e-Belgelerin otomatik operasyon riski göz önünde bulundurulmalıdır. Bu doğrultuda e-Belgeler, manuel müdahale gerektirme ihtimaline karşı yetkili birimlere yönlendirilmelidir. 

Hata yönetimi tarafında ise Gelir İdaresi Başkanlığından dönen şema doğrulama hataları ile durum kodlarının işletme içinde kimin ekranına düşeceği ve nasıl çözüleceği önceden belirlenmiş olmalıdır.

Canlıya Geçtikten Sonra Hangi Durum Takibi, Log, Uyarı ve Raporlar İzlenmeli?

Canlı öncesi ve geçiş sürecinde olduğu gibi geçişten sonra da durum takibine devam edilmelidir. e-Belgelerde durum ve işlem takibi için aylık, haftalık veya günlük kontrol edilmesi gereken veriler şu şekildedir:

GİB Durum Kodları

Giden belgelerde 1000 gibi işlenmekte olan durumlar, 1200 gibi GİB merkez biriminde başarıyla işlenen zarflar ve 1300 ile süreci başarıyla tamamlanan zarflar ayrı ayrı izlenmelidir. 11xx/12xx hata veya uyarı durumları ise ilgili hata koduna göre değerlendirilerek gerekli düzeltme yapılmalıdır.

Entegrasyon ve Sistem Logları

ERP veya muhasebe yazılımı ile e-Belge entegratörü arasındaki web servis iletişim logları periyodik olarak kontrol edilmelidir. Hata logları, başarısız API çağrıları veya zaman aşımı durumları tespit edilerek analiz yapılmalıdır.

E-Posta ve İletim İstatistikleri

e-Arşiv faturalarının müşterilere iletilip iletilmediğini gösteren teslimat raporları izlenmelidir. İletilmeyip belge kuyruğunda kalan faturalar için iletişim bilgileri güncellenerek tekrar gönderim sağlanmalıdır.

Aylık ve Günlük Mutabakat Raporları

Muhasebe/ERP sisteminde oluşan fatura adedi ve tutarı ile entegratör ve GİB portalındaki rakamlar günlük veya haftalık olarak karşılaştırılmalı, mutabakat sağlanmalıdır. Bu operasyon raporları ile dönem sonlarında ortaya çıkabilecek fatura kayıpları ve beyanname tutarsızlıkları önceden önlenebilir. 

e-Belge canlıya geçiş sürecini kolay, hızlı ve yasal standartlara %100 uyumlu şekilde tamamlamak için QNB eSolutions e-Dönüşüm çözümlerine başvurabilirsiniz. Tüm ERP ve muhasebe yazılımlarıyla uyumlu çalışan QNB eSolutions ürünleri ile e-Belge geçişini ve yönetimini kolaylaştırabilirsiniz. QNB eSolutions ile canlı öncesi testlerinizi güvenle gerçekleştirebilmek için “Entegre Programlar” sayfasına göz atabilirsiniz.

e-Belgede Canlıya Geçiş ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

e-Belge canlıya çıkmadan önce hangi testler mutlaka tamamlanmalıdır?

e-Belge canlı geçişi öncesinde e-Fatura kabul/ret senaryoları, e-Arşiv iletim ve iptal süreçleri ile ihracat/tevkifat gibi özel durum testleri uçtan uca tamamlanmalıdır. Ayrıca ERP veya muhasebe programından gelen verilerin doğru formata eksiksiz dönüştüğü de doğrulanmalıdır.

Ana veri ve veri akışı hataları canlı operasyonda hangi sorunlara yol açar?

Hatalı ve eksik veriler, e-Belgelerin GİB tarafından reddedilmesine neden olur. Veri akışındaki kesintiler ise mükerrer fatura kesilmesine, muhasebe kayıtlarının hatalı olmasına ve finansal raporlamaların gecikmesine yol açar.

Yetki, onay ve istisna yönetimi neden canlı öncesinde netleştirilmelidir?

Faturayı hazırlayan, onaylayan ve GİB'e ileten roller canlı öncesinde netleştirilmezse şirket içerisinde onay süreçlerinde aksamalar yaşanır ve yasal onay/ret sürelerinin kaçırılma riski oluşur.

Canlıya geçtikten sonra hangi ekranlar ve uyarılar düzenli izlenmelidir?

Canlı operasyonda GİB zarf durum kodları, hataya düşen belge uyarıları ve e-Belge iletim raporları günlük olarak takip edilmelidir. Bunun yanında dönem sonu fatura mutabakat ekranları da düzenli olarak gözden geçirilmelidir.