e-Fatura Aktivasyonu Nedir? Nasıl Yapılır?

Firmalar için e-Fatura sistemine geçiş kademeli olarak zorunlu hale gelirken sistemin sunduğu avantajlar dolayısıyla isteğe bağlı geçiş yapan şirketlerin sayısı da oldukça fazla. Sistemi kullanabilmek için başvuru sonrası e-Fatura aktivasyonu yapmak gerekli. Aktivasyon süreci ise biraz karmaşık görünse de birkaç adımda kolayca yapılabilmesi mümkün. Peki, e-Fatura aktivasyonu yapma adımları nelerdir?

e-Fatura Aktivasyonu Nedir?

e-Fatura aktivasyonu, GİB veya özel sistemler üzerinden e-Fatura kesebilmek için yapılması gereken işlemdir. Aktivasyon işlemiyle birlikte firmalar yasal olarak e-Fatura gönderip alabilecek duruma gelerek e-Fatura düzenleyebilir, gönderebilir, alabilir ve saklayabilirler.

Bu işlemlerin hangi platform üzerinden yapılacağı ise aktivasyon sırasında seçilir.

Kimler e-Fatura Aktivasyonu Yapmalıdır?

e-Faturaya geçiş yapan tüm firmalar e-Fatura aktivasyonu yapmalıdır. Geçişin zorunlu veya isteğe bağlı olması bu durumu değiştirmez. e-Fatura aktivasyonu yapmak özellikle kendi sistemlerini ve özel entegratörleri kullanacak firmalar için büyük önem taşır. GİB Portal dışındaki sistemlerin GİB ile entegre olabilmesi için aktivasyonun tamamlanması gerekir.

e-Fatura Aktivasyonu Nasıl Yapılır?

e-Fatura başvurunuz sonrasında; mali mühür veya e-İmzanızı kullanarak etiket aktivasyonlarınızı tamamlamayarak e-Fatura aktivasyonunuzu yapabilirsiniz. Aktivasyon işleminizden önce e-Fatura başvuru sürecini tamamlamış olmanız gerekmektedir. e-Fatura başvuru adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

1.     Mali Mühür veya e-İmza Edinme

2.     e-Fatura Başvurusu

3.     e-Fatura Etiket Aktivasyonu 

Şimdi, bu adımların nasıl tamamlanacağına detaylı şekilde bakalım.

1. Mali Mühür veya e-İmza Edinme

Fatura kesmeye başlamak için mali mühür veya e-İmza sahibi olmanız gerekli. Anonim ve limited gibi sermaye şirketleri için mali mühür, şahıs şirketleri için ise e-İmza zorunlu. Bu araçlar, şirketlerin dijital ortamda da yasal geçerliliğe sahip bir şekilde imza atmalarını sağlar. Şahıs şirketleri, isteğe bağlı olarak mali mühür de temin edebilirler.

Mali mühür, TÜBİTAK’a ait Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından satılır. e-İmza ise Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetki verilen firmalardan alınabilir. Bu firmalara BTK resmi web sitesinde yer alan “Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları” listesinden ulaşılabilir.

Mali mühür ve e-İmza, sürecin en başından itibaren gereklidir. Bu araçlar, başvuru ve aktivasyonun yanında fatura süreçlerinde de kullanılır. Düzenlenen faturalar, mali mühür veya e-İmza ile onaylanarak gönderilir. 

2. e-Fatura Başvurusu

e-Fatura aktivasyonu öncesinde e-Fatura başvurusunun tamamlanması gerekir. Firmalar, GİB Portal üzerinden e-Fatura başvurusu yapabilirler. Bunun için öncelikle “e-Belge Başvuru”  sayfasından başvuru işlemi başlatılmalıdır.

Başvuru süreci tamamlandıktan sonra, e-Fatura kesme işleminin hangi yöntemle yapılacağına karar vermeniz gerekir. Bu noktada, üç farklı yöntem arasından size en uygun olanını seçebilirsiniz.

GİB Portalı: GİB Portal, küçük ölçekli işletmeler için genellikle tercih edilen, temel işlevlere sahip bir platformdur. Ancak büyük işletmeler için sınırlı özellikler sunduğundan, daha kapsamlı sistemler gerektiren firmalar için yeterli olmayabilir.

Doğrudan Entegrasyon: Kendi yazılım altyapınız üzerinden e-Fatura işlemlerini yürütmek isterseniz, bu yöntemi tercih edebilirsiniz. Ancak, teknik bilgi ve yüksek maliyet gerektiren bu yöntem, çoğunlukla büyük ölçekli işletmeler tarafından tercih edilmektedir.

Özel Entegratör Kullanımı: QNB eSolutions gibi GİB’den lisans almış özel entegratörlerle çalışarak, hızlı ve kolay bir şekilde e-Fatura işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu yöntem, sunduğu kapsamlı hizmetler ve avantajlar sayesinde firmalar arasında en popüler tercihtir.

3. e-Fatura Etiket Aktivasyonu

e-Fatura etiket aktivasyonunu gerçekleştirebilmek için öncelikle e-Fatura başvuru sürecinin tamamlanmış olması gerekmektedir. Başvuru işlemi tamamlandıktan sonra, etiket aktivasyonuna geçmeden önce mali mühür veya e-İmza bilgisayara takılmalıdır.

Ardından, e-Fatura etiket aktivasyonu için seçilen yöntem doğrultusunda işlem yapılmalıdır.

1. GİB Portal ile Etiket Aktivasyonu

GİB Portal yönteminde etiket bilgileri, kullanıcıların başvuru sırasında girdiği e-posta adresinin alan adına (domain) göre oluşturulacaktır. Yani, başvuru sırasında belirttiğiniz e-posta adresinin domaini, etiketlerin oluşturulmasında temel alınacaktır.

Bu yöntemle, kullanıcılar yalnızca 1 adet Gönderici Birim ve Posta Kutusu Birimi etiketi alabilirler. Bu etiketler, GİB Portal üzerinden işlemlerini gerçekleştirmek isteyen küçük ölçekli işletmeler için uygundur.

2. Doğrudan Entegrasyon ile Etiket Aktivasyonu

Doğrudan Entegrasyon yöntemiyle etiket bilgileri, kullanıcının tanım formunda yer alan sistem sorumluları bölümüne girdiği ilk satırdaki e-posta adresinin alan adına (domain) göre oluşturulacaktır. Bu şekilde, etiketler kullanıcıların belirttiği e-posta adresinin domainine dayanarak belirlenir.

Bu yöntemle işlem yapan kullanıcılar, yalnızca 1 adet Gönderici Birim ve Posta Kutusu Birimi etiketi alabilirler. Bu etiketler, kullanıcıların e-Fatura işlemlerini doğrudan kendi sistemleri üzerinden yürütmelerini sağlayan temel etiketlerdir.

3. Özel Entegratör ile Etiket Aktivasyonu

e-Fatura Sürecinde özel entegratör kullanmayı tercih eden firmalar, etiket aktivasyonlarını seçtikleri entegratörün platformu üzerinden gerçekleştirirler.

Bu adımlar, kullanılan özel entegratöre göre değişiklik gösterebilir. Menü yapısı, ekran isimleri ve imzalama süreçleri entegratöre özel olabilir. Örneğin, QNB eSolutions kullanıcıları, platforma giriş yaptıktan sonra "Hizmet Aktivasyonu" ekranı üzerinden işlemlerini başlatabilirler. 

Aktivasyon süreci şu şekilde ilerler:

- Hizmet Seçimi: e-Fatura gönderimi için Gönderici Birim (GB), alımı için Posta Kutusu (PK) ve saklama işlemleri için Saklama Hizmeti aktivasyonu yapılır.

- Etiket Oluşturma: Her bir hizmet için birer etiket tanımlanmalıdır. Etiketler genellikle bir ek (örneğin "efatura", "fatura" veya "muhasebe") ve firmanın alan adından (örneğin sirketadi.com) oluşur.

- Aktivasyon Talebi: Oluşturulan etiketler için ayrı ayrı aktivasyon talebi gönderilmelidir. Talep sırasında etiketin hemen aktive edilmesi ya da ileri bir tarihte devreye girmesi seçilebilir.

- İmzalama Süreci: Belirlenen tarih seçildikten sonra, sistem sizi imzalama aşamasına yönlendirir. Bu aşamada mali mühür ya da e-imzanız bilgisayara takılı olmalı ve işlem özel entegratörün sağladığı imzalama yazılımı üzerinden onaylanmalıdır.

- Talebin GİB'e İletilmesi: İmzalama tamamlandıktan sonra, aktivasyon talebiniz özel entegratör aracılığıyla GİB sistemine iletilir.

- GİB Onayı: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından talebin onaylanmasıyla birlikte, etiket aktivasyon işlemi tamamlanmış olur ve e-Fatura gönderim/alım süreçleri başlayabilir.

QNB eSolutions üzerinden etiket aktivasyonunuzu tamamlamak için hazırladığımız detaylı aktivasyon kılavuzumuzu inceleyebilir; ihtiyaç duymanız halinde 7/24 hizmet veren 0850 250 67 50 numaralı müşteri destek hattımızdan destek alabilirsiniz.

e-Fatura Aktivasyonu Yaptıktan Sonra Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-Fatura aktivasyonu yapıldıktan sonra dijital ortamda fatura kesmeye başlanabilir. Fakat aktivasyon sonrası e-Fatura konusunda dikkat edilmesi gereken bazı detaylar mevcuttur. Söz konusu detaylar şu şekildedir:

●       Sistemdeki fatura alım adresi güncel ve doğru olmalıdır.

●       Gönderim sırasında alıcı bilgilerinin doğru yazıldığından emin olunmalıdır.

●       Bireysel tüketicilere ve e-Fatura mükellefi olmayanlara satış yapan firmalar ayrıca e-Arşiv aktivasyonu da yapmalıdır.

e-Fatura Aktivasyonu ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

e-Fatura aktivasyon süreci ile ilgili soru işaretlerini gidermek adına konu hakkında sıkça sorulan sorulara bakalım.

e-Fatura Aktivasyonunu Kim Yapar?

e-Fatura aktivasyonunu şirket sahibi, temsile yetkili kişi veya yetkili personel yapabilir. Fakat mali mühür/e-İmza şirket adına olmalıdır. Özel entegratör kullananlar, hizmet sağlayıcılarından da destek alabilirler.

e-Fatura Aktivasyonu Ne Kadar Sürer?

e-Fatura aktivasyonu süresi çok uzun olmamakla birlikte sürecin ilk aşamasından itibaren dikkate alınırsa 10 iş günü olduğu söylenebilir. Çünkü mali mühür/e-İmza aracı, başvuru sahibine kargo ile gönderilir. Ekran işlemleri tamamlandıktan sonra da 1 - 3 gün arasında sürebilen GİB onayı beklenir.

e-Fatura Aktivasyonu Yapmadan e-Fatura Kesmek Mümkün mü? 

e-Fatura aktivasyonu yapmadan e-fatura kesmek dijital olarak mümkün değildir. Zorunluluk kapsamındaki firmalar kâğıt fatura kesemezler ve e-Fatura kesmek için aktivasyon yapmaları gerekir. Sisteme isteğe bağlı geçen kişiler de yine aktivasyon sonrası e-Fatura kesmeye başlayabilirler.

Mali Mühür veya e-İmza Kullanmadan e-Fatura Aktivasyonu Yapmak Mümkün mü?

Mali mühür veya e-İmza kullanmadan e-Fatura aktivasyonu yapmak mümkün değildir. Çünkü mali mühür, bu şirketlerin dijital ortamdaki yasal kimliğini temsil eder. 

Mali Mühür veya e-İmza Kullanmadan e-Fatura Başvurusu Yapmak Mümkün mü?

Firmalar, Dijital Vergi Dairesi içerisindeki interaktif vergi dairesine giriş yaparak, mali mühür veya e-imza kullanmadan e-Fatura başvurusu yapabilirler.