e-Fatura İşlemlerinde Sıkça Yapılan Hatalar ve Düzeltme Yöntemleri

e-Fatura uygulamasının başrolde olduğu e-Dönüşüm süreci, faturalama ile ilgili birçok işi kolaylaştırdı. Normal şartlarda birkaç adımda kolayca tamamlanabilen e-Fatura sürecinde yapılan bazı hatalar ek işlemler gerektirebilir. Bu da sürecin uzamasına neden olabilir. Söz konusu hataların çözülebilir olması ise olası sorunların önlenmesi adına avantaj sağlar. Peki, e-Fatura kesme sürecindeki yapılan hatalar ve çözümleri nelerdir?

e-Fatura Kesme Sürecinde Sıkça Yapılan Hatalar Nelerdir?

e-Fatura kesme süreci genellikle otomatikleştirildiği için hata riski çok düşüktür. Fakat yine de kullanıcı tarafından girilen bilgilerden dolayı hatalar ortaya çıkabilir. Bu hatalar da faturaların e-Fatura tebliğleri kapsamında geçersiz olmasına neden olur. Dolayısıyla hatalı fatura kesilmemeli ve bu süreçte olası hatalara karşı dikkatli olunmalıdır. Bu doğrultuda e-Fatura işlemlerinde sıkça yapılan hatalara yakından bakalım.

Yanlış Vergi Numarası Girilmesi 

e-Fatura sisteminde yapılan en kritik hatalardan biri, yanlış vergi numarası girilmesidir. Anlık kontrol sağlayan bir entegratör ile çalışılmadığında girilen yanlış vergi numarası gözden kaçabilir. Bu da faturanın yanlış bir mükellefe gönderilmesine veya hiç gönderilememesine yol açar.

Herhangi bir firmaya ait olmayan bir vergi numarası girildiğinde sistem ilerlemeyeceği için hata hemen tespit edilebilir. Fakat faturanın asıl muhatabı olmayan bir firmaya ait vergi numarası girildiğinde fatura da yanlış bir mükellefe kesilmiş olur. Bu hata ise sadece hata yapan firma için değil, yanlışlıkla fatura gönderilen mükellef için de sorun yaratır.

Hatalı Tarih veya Belge Numarası 

Fatura tarihi ve fatura numarası, resmi süreçler için büyük önem taşır. Hem Gelir İdaresi Başkanlığı hem de mali müşavirler; kayıt, takip ve kontrol süreçlerini faturaların tarihlerine ve belge numaralarına göre yaparlar. Dolayısıyla hatalı tarih veya belge numarası girişi; muhasebe, beyanname ve vergilendirme işlerini aksatabilir. e-Faturanın, ticari faaliyetin fiziki olarak gerçekleştiği gün düzenlenmesi ve sıralı numaralandırılması bu hatayı önlemek için faydalı yöntemlerdir.

Mükellef Olmayan Kişiye Fatura Kesilmesi

Mükellef olmayan bir kişiye e-Fatura kesmek sistemsel olarak mümkün değildir. Fakat T.C. kimlik numarası veya vergi numarasının yanlış yazılması durumunda bu hata ortaya çıkabilir. Kontrol mekanizması yeteri kadar iyi çalışmayan e-Fatura sistemlerinde anlık kontroller yapılmayabilir ve fatura, mükellef olmayan kişi adına oluşturulabilir.

Mevzuat gereği vergi mükellefi olmayan kişilere e-Fatura değil, e-Arşiv kesilmelidir. Bu nedenle faturanın alıcı kısmında e-Fatura mükellefiyeti olan bir firmanın bulunduğundan emin olunmalıdır.    

Eksik veya Hatalı Ürün Bilgisi

Sıkça yapılan e-Fatura düzenleme hatalarından biri de ürün bilgisinin eksik veya yanlış girilmesidir. Bu hatanın yapılmasıyla birlikte hem fatura tutarı hem de vergi matrahı yanlış hesaplanmış olur. Ayrıca ürün bilgisinin yanlış olması, hesaplanacak KDV’nin oranında da hataya yol açabilir. Böyle bir durumda vergi hesaplaması da doğru yapılamaz.

Vergilendirme sürecini olumsuz etkileyen hataların yasalar kapsamında suç olarak nitelendirilmesi de söz konusudur. Dolayısıyla fatura ve vergi tutarlarını doğrudan etkileyen hataların oluşmamasına çok dikkat edilmelidir. Olası hatalar da en kısa sürede giderilerek GİB sistemine doğru fatura yüklenmelidir. 

e-Faturanın Yanlış Tarafa Gönderilmesi

e-Fatura alıcısının yanlış seçilmesi, özellikle büyük ölçekli firmalarda sıkça karşılaşılan bir hata durumudur. Çoğunlukla isim veya vergi numarası benzerliğinden dolayı ortaya çıkan bu durumda kesilen fatura yanlış mükellefe gider. Yasal olarak hem alıcı hem de gönderici açısından geçersiz olan bu faturanın iptal edilmemesi halinde iki taraf için de ekstra vergi yükü doğabilir. 

e-Fatura Hatalarını Düzeltme Yöntemleri

Mevzuatlara göre yanlış kesilen e-Fatura geçersiz sayılır. Bu nedenle e-Fatura işlemlerinde yapılan hataların giderilmesi zorunludur. Fatura iptali, e-Fatura reddi, muhasebe programı kullanımı ve GİB üzerinden bildirim, e-Fatura hatalarını düzeltmek için kullanılabilecek başlıca yöntemlerdir.

Fatura İptali ve Yeniden Düzenleme 

Yanlış kesilen e-Faturayı düzeltmek için fatura iptali yapılabilir ve yeniden oluşturulabilir. Gönderilen e-Faturaların GİB sistemi üzerinden veya özel entegratörler aracılığıyla red/kabul yanıtı verilerek veya iade faturası oluşturularak iptal edilmesi mümkündür. İptal sonrası doğru bilgilerle yani bir fatura düzenlenebilir. Fakat bu işlemin yasal süreler içerisinde yapılması gerekir.

Mevzuata göre fatura iptal süresi, faturanın düzenlendiği gün ile birlikte 8 gündür. Aynı şekilde bir ticari faaliyetin faturalandırılması için de bu süre geçerlidir. Yani hem iptal hem de yeni fatura düzenleme sürecinin 8 gün içinde tamamlanması gerekir.

Karşı Tarafın Ret Yanıtı ile Düzeltme

Alıcının faturayı reddetmesi, en sık başvurulan e-Fatura düzeltme yöntemlerinden biridir. Gönderici hatayı fark etmeyip yanlış bir fatura gönderebilir ve alıcı tarafı, faturadaki hatayı fark edebilir. Alıcının e-faturayı, kendi sistemine düştüğü tarihten itibaren 8 gün içinde faturayı reddetme hakkı bulunur. Alıcının e-Fatura reddetme sürecini tamamlamasından sonra gönderici, doğru bilgilerle yani faturayı düzenleyebilir.

Muhasebe Programı Üzerinden Düzeltme

Muhasebe programları ve özel entegratörler, e-Fatura hatalarını minimuma indiren sistemlere sahiptirler. Bu yazılımları kullanan firmalar, hatalı bilgi girdiklerinde çoğu zaman sistemde uyarı görürler. Özel entegratörler ve muhasebe programları, yanlış vergi numarasına veya vergi mükellefi olmayan birine fatura düzenlemeyi engeller. Dolayısıyla hata yapma riski de minimuma iner.

GİB Üzerinden Bildirim ve Takip

GİB iptal portalı kullanmak da hatalı faturaları yeniden oluşturmak için tercih edilebilen bir yöntemdir. Bu yöntem için Gelir İdaresi Başkanlığına ait “e-Fatura İptal/İtiraz Portalı” üzerinden talep oluşturulmalıdır. Fatura numarası ve fatura tutarı doğrulamalarının ardından oluşturulan talep GİB tarafından incelenip alıcıya yönlendirilir. Alıcının onay vermesinin ardından fatura iptal edilir. Ayrıca mükellefler, kendilerine gelen hatalı e-Faturalara itiraz etmek için de bu portalı kullanabilirler.

e-Fatura İşlemlerinde Yapılan Hatalar ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Mükellefler, hatalı e-Faturaları düzeltme konusunda hassas davranmalı ve bu süreçte bazı detaylara dikkat etmelidir. Söz konusu detaylar doğrultusunda yanlış kesilen e-Faturalar hakkındaki sıkça sorulan sorulara göz atalım.

Hatalı Kesilen Faturalar için Ceza Uygulanır mı?

Evet, hatalı kesilen faturalardan dolayı firmalara idari para cezası kesilebilir. Hatalı fatura kesmenin cezası yoktur; fakat hatayı düzeltmeyip vergi süreçlerinde yanlışlığa sebep olmak, mevzuatlar kapsamında cezaya tabi tutulabilir. Hatalı kesilen faturanın cezası ise Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenir.

Hatalı Kesilen Faturalar Ne Kadar Süre İçerisinde Düzeltilmelidir?

Hatalı kesilen e-Faturalar, faturanın kesildiği gün itibarıyla 8 gün içinde düzeltilmelidir. Bu süre içerisinde hatalı fatura için iptal/ret işlemi yapılıp yeni fatura düzenlenmelidir. Yasal sürelerin geçmesi halinde hatalı faturanın düzeltilebilmesi için mahkeme kararı gerekir.

Hatalı Kesilen Faturalar Düzeltilmezse Ne Olur?

Hatalı kesilen faturalar düzeltilmediği takdirde hem alıcı hem de gönderici tarafın muhasebe işlemlerinde yanlışlık ortaya çıkar. Buna ek olarak vergi kaybı, hatalı KDV hesaplaması ve en önemlisi yanıltıcı belge kullanımı gibi durumlar söz konusu olur. Denetimlerde bu durumların tespit edilmesi ise hatalı fatura kesen mükellefin ceza almasına yol açabilir.