Müşterilerinize e-Fatura kesin, iş ortaklarınızdan e-Fatura alın ve tüm süreci her an her yerden yönetin.
e-Fatura, faturalama işlemlerini otomatikleştiren ve kolaylaştıran bir sistemdir. Ancak gelişmiş özelliklere sahip özel entegratörler sayesinde hata ihtimali minimuma inse de bazen hatalı faturalar kesilebilir. Bu durumda da e-Fatura iptali gerekir. İptal işlemi için de farklı yöntemler mevcuttur, fakat bu süreçte bazı detaylara da dikkat edilmelidir. Bu doğrultuda e-Fatura iptalinin nasıl yapılacağını ve süreçle ilgili diğer detayları açıklayalım.
e-Fatura İptal İşlemi Nedir?
e-Fatura iptali, hatalı veya yanlış kesilen bir e-Faturanın geçersiz sayılması için iptal edilmesi işlemidir. Faturada alıcı bilgisi, vergi numarası, fatura numarası, ürün miktarı, tutar, tarih ve benzeri birçok konuda hata olabilir. Özel sistemler bu hataları önlemek için çeşitli özellikler geliştirmiştir, fakat kullanıcı tarafından girilen bilgilerde hatalar olabilir. Bu hataların düzeltilebilmesi için yanlış faturanın belirli süre içerisinde iptal edilmesi ve doğru bir şekilde kesilmesi gerekir.
e-Fatura İptali için Uygulanabilecek Yöntemler
e-Fatura iptal etmek için kullanılabilecek iki farklı yöntem vardır. Bu yöntemler GİB üzerinden iptal ve alıcı reddi ile iptal şeklindedir. Ayrıca her bir yöntem, farklı iptal durumları için kullanılır. Buna ek olarak, bazı durumlarda mali mühür veya e-İmza ile e-Fatura iptali yapmak gerekebilir. Bu nedenle iptal işlemine başlamadan önce imzalama aracı bilgisayara takılmalıdır.
İptal edilecek fatura ile ilgili bilgilere de bu süreçte ihtiyaç duyulacaktır. Gereksinimler tamamlandıktan sonra iptal adımlarına geçilebilir.
GİB Üzerinden e-Fatura İptali
GİB üzerinden e-Fatura iptali, bu süreç için kullanılan başlıca yöntemlerden biridir. e-Belge süreçlerinin temel düzeyde yönetilebildiği GİB İptal/İtiraz Portalı, iptal işlemleri yapmaya da izin verir. Fakat bu kanaldan sadece temel faturaların ve yolcu beraber e-Faturaların iptali mümkündür.
GİB üzerinden fatura iptali adımları ise şu şekildedir:
- GİB e-Fatura İptal Portalı açılır.
- İmzalama yazılımı çalıştırılır ve bilgisayara takılı mali mühür veya elektronik imza ile doğrulama yapılır.
- İptal edilecek faturanın bilgileri (fatura numarası, tarih, tutar vb.) sisteme girilir.
- e-Fatura iptal talebi gönderilir.
- İptal talebi karşı tarafa iletilir ve karşı tarafın onayı beklenir. Onay verilirse fatura iptal edilmiş olur.
Özel Entegratör Panelinden e-Fatura İptali
e-Fatura iptali için uygulanabilecek yöntemler arasında özel entegratör de vardır. Fakat özel entegratör üzerinden e-Fatura iptali, sadece iade faturası ile mümkündür. Hatalı kesilen temel fatura türündeki e-Faturalar için iade faturası düzenlenerek hata düzeltilebilir. Ayrıca özel entegratör üzerinden gelen e-Faturalara ret yanıtı verilerek de gelen faturanın iptali sağlanabilir.
Mükellef Tarafından Ret Yoluyla e-Fatura İptali
Gönderilen bir faturanın alıcı tarafından reddedilmesi de e-Fatura iptali için geçerli bir yöntemdir. Özellikle göndericinin hatayı fark etmediği durumlarda alıcı, e-Fatura reddi ile yanlış faturanın iptal edilmesini sağlayabilir. Gönderici de alıcı mükelleften ret talep ederek bir çeşit e-Fatura geri alma süreci yürütebilir. Ret yoluyla iptallerin sadece ticari fatura türündeki e-Faturalar için geçerli olduğu unutulmamalıdır.
Alıcı tarafından ret yöntemiyle e-Fatura iptalinin adımları şu şekildedir:
● Faturayı alan mükellef, kendi kullandığı e-Fatura sistemine giriş yapar.
● Gelen faturalar bölümünden ilgili ticari e-Faturayı seçer.
● Seçilen ticari e-Faturaya, sistem üzerinden “Ret Uygulama Yanıtı” gönderir.
● Yanıt GİB sistemine iletilir ve GİB, bu yanıtı özel entegratör (QNB eSolutions) sistemine aktarır.
e-Fatura İptali ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Fatura iptal süreci ile ilgili bilinmesi gereken diğer konulara, sıkça sorulan sorulara cevap vererek açıklık getirebiliriz.
Temel e-Fatura ile Ticari e-Fatura İptali Arasında Fark Var mı?
Temel e-Fatura iptali genellikle alıcı tarafından onay gerekmeksizin gönderici tarafından yapılabilir. Ticari e-Fatura iptalinin ise alıcı onayı gerektirmesinin yanında alıcı tarafından reddedilmesi de söz konusudur.
Temel faturalar için özel entegratör sistemlerinde sistemsel bir ret mekanizması yoktur. (GİB İptal Portalı veya harici yöntemler kullanılabilir.) Özel entegratör sisteminde gelen ticari e-Faturalara alıcısı tarafından "Ret" veya "Kabul" yanıtı gönderilebilir.
e-Fatura Hangi Durumlarda İptal Edilebilir?
e-Faturalar yanlış kişiye/firmaya kesildiğinde, kesilen fatura ile ilgili ürün veya hizmet satışı yapılmadığında, vergi dilimi veya tutarı yanlış hesaplandığında veya belge numarası, ürün miktarı, nihai tutar gibi kalemlerin hatalı olması durumlarında iptal edilebilir.
e-Faturayı İptal Edebilmek için Yasal Süre Ne Kadar?
e-Fatura iptal süresi, faturanın sisteme düştüğü tarih de dahil olmak üzere 8. günün sonuna kadardır. Bu sürenin dolmasının ardından temel yollardan fatura iptali mümkün değildir. Faturanın hatalı olduğu 8 gün sonra fark edilirse iade faturası ile durum çözülebilir. Aksi durumlarda ise ticari mahkemelere başvurulmalıdır.
e-Faturayı İptal Ettikten Sonraki Süreçte Ne Olur?
e-Fatura iptal etme sürecinin tamamlanmasının ardından ilgili fatura GİB sisteminde iptal olarak işaretlenir. Sonrasında özel entegratör üzerinden de manuel bir şekilde iptal olarak işaretlenmelidir. Bu faturaların muhasebe kayıtlarından da çıkarılması gerekir. İptal işlemleri, mali hesaplar ve vergi beyan süreçlerini etkileyebileceği için iptal edilen e-Faturaların kaydı da mutlaka tutulmalıdır.
e-Fatura İptalini Karşı Taraf Onaylamazsa Ne Olur?
Ticari e-Faturalarda karşı tarafın onayı gerekir ve onaylanmadığı takdirde fatura iptal edilmez. Faturanın sisteme düştüğü gün de baz alınarak 8. günün sonuna kadar onay veya ret yanıtı gelmediğinde ise fatura kabul edilmiş sayılır ve otomatik onay verilir. Olası bir anlaşmazlıkta süreç ticaret mahkemesine taşınabilir. Temel e-Faturalarda ise karşı tarafın onayı gerekmez.
e-Fatura İptalinin Cezası Var mı?
Haklı bir gerekçe olmaksızın iptal edilen faturalar için Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura iptal cezası kesilebilir. Hatalı faturaların iptalinin ardından doğrusunun kesilmesi gerekir. Ayrıca hatalı faturaların iptal edilmeden sistemden silinmesi de usulsüzlük olarak değerlendirilir. Haklı gerekçeler olduğu sürece e-Fatura iptalinin cezası yoktur.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasında İptal Edilme Yöntemi Olarak Bir Fark Var mı?
e-Fatura ve e-Arşiv fatura iptali işlemlerinde büyük farklar yoktur. e-Arşiv de tıpkı e-Fatura gibi GİB veya özel entegratör üzerinden iptal edilebilir. e-Fatura iptallerinde tek fark, ticari faturalarda karşı taraftan onay beklenmesidir. İptal adımları ise kullanılan sisteme göre değişiklik gösterebilir.
Aynı Gün İçinde Kaç e-Fatura İptal Edilebilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı yönetmelikleri ve yasal mevzuatlar kapsamında günlük e-Fatura iptal sayısı belirlenmemiştir. Yani bu işlem için bir sınır yoktur; fakat aynı gün veya dönem içerisinde arka arkaya çok sayıda e-Faturanın iptal edilmesi, GİB tarafından şüpheli işlem olarak görülebilir.
