Müşterilerinize e-Fatura kesin, iş ortaklarınızdan e-Fatura alın ve tüm süreci her an her yerden yönetin.
e-Fatura sistemi birçok vergi mükellefi için zorunlu iken sistemin sunduğu avantajlar dolayısıyla zorunluluğu bulunmayan mükellefler de isteğe bağlı şekilde elektronik faturaya geçmiş durumda. Hız, kolaylık, minimum hata riski, zaman ve maliyet tasarrufu gibi avantajları bulunan dijital faturanın kesilme süreci ile ilgili detayların bilinmesi de önemli. Peki, e-Fatura nasıl kesilir ve nasıl iptal edilir?
e-Fatura Düzenlemek İçin Gerekli Şartlar
Elektronik fatura düzenleme şartlarının başında şirket yapısına göre mali mühür veya e-İmza almak gelir. Bu gerekliliği karşılamak için BTK tarafından yetkilendirilen “Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları”ndan birine başvurmak gerekir.
e-İmza veya mali mühür alındıktan sonra e-Fatura zorunluluğu kapsamında veya gönüllü olarak dijital fatura başvurusu yapılmalıdır. e-Fatura başvurusu için “GİB e-Belge Başvuru” sayfası kullanılabilir veya doğrudan e-Fatura entegratör firmalarına başvurabilir. Özel entegratörler e-Fatura başvurusu için sizleri yönlendirebilir.
GİB veya entegratör firma tarafından talep edilen belgelerin iletilmesi ve e-İmza/Mali mühür sahibi olunması sonrası elektronik fatura düzenlemek için gerekli şartlar karşılanmış olur.
e-Fatura Kesme Adımları
Elektronik fatura düzenlemek için izlenecek adımlar, kullanılan sisteme göre bazı değişiklikler gösterse de temel olarak benzer bir süreci içerir. e-Fatura kesme adımları şu şekildedir:
- Yöntem Seçin: GİB e-Fatura Portalı, özel entegratör veya mükellefin kendi bilgi işlem entegrasyonu yöntemlerinden birini seçerek kullanıcı kaydınızı tamamlayın.
- Sisteme Giriş Yapın: Kullandığınız sisteme şifreniz veya Mali mühür/e-İmzanız ile e-Fatura kullanıcı girişi yapın.
- Müşteri Bilgilerini Doldurun: Elektronik fatura keseceğiniz alıcının bilgilerini girin. Daha önce satış yapıp kaydettiğiniz müşterileri sistemden seçerek bilgilerin otomatik gelmesini sağlayabilirsiniz.
- Fatura Bilgilerini Girin: Tarih, ürün, miktar, tutar, vergi oranı vb. bilgileri e-Fatura düzenleme ekranına girin. Doğru fatura bilgileri girmeye özen gösterin.
- Faturayı Kontrol Edip Onaylayın: Girdiğiniz bilgileri dikkatli bir şekilde kontrol ettikten sonra faturayı onaylayarak kaydedin.
- Oluşturulan Faturayı Alıcıya Gönderin: Kaydettiğiniz faturayı kullandığınız dijital fatura sistemi içerisinden alıcıya gönderin.
e-Fatura Düzenleme Araçları ve Çözümleri
Elektronik fatura düzenleme araçları temel olarak GİB Portal, mükellefin kendi bilgi işlem entegrasyonu ve özel entegratör olmak üzere üç gruba ayrılır. GİB Portal, pratik bir kullanıma sahip olmadığı için genellikle sadece fatura hacmi çok düşük olan işletmeler tarafından tercih edilir.
Mükellefin kendi bilgi işlem entegrasyonu yöntemi ise, işletmenin dijital fatura süreçlerini tamamen kendi yazılım altyapısı üzerinden yürütmesini sağlar. Ancak bu yöntemde, GİB’in belirlemiş olduğu teknik kılavuzlar ve tebliğlere tam uyum sağlanması, sistemin sürekli olarak güncel tutulması, yazılım ve donanım maliyetlerinin karşılanması, ayrıca yeterli teknik bilgiye sahip bir geliştirici ekibin bulunması gibi önemli gereklilikler ve maliyetler söz konusudur. Bu nedenle, uygulama ve bakım süreçlerinin karmaşık olması sebebiyle bu yöntem genellikle büyük ölçekli firmalar tarafından tercih edilir.
En yaygın ve pratik çözüm ise özel entegratör kullanımıdır. Özel entegratörler, GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalar olup, elektronik süreçlerini mükellef adına güvenli, hızlı ve yasal mevzuata tam uyumlu şekilde yürütür. Böylece işletmeler teknik yüklerden ve ek maliyetlerden kurtularak e-fatura süreçlerini kolayca yönetebilir.
e-Fatura uygulaması olarak da bilinen özel entegratörler, dijital fatura yönetiminin yanında çeşitli elektronik belge çözümleri de sunarlar. Online muhasebe entegrasyonu ile iş programlarına entegre olma gibi özellikler de entegratörleri kullanışlı kılan özelliklerdir. Kullanım kolaylığı, hız ve her yerden erişim gibi avantajları da bulunan özel entegratörler ile elektronik fatura düzenlemek daha pratiktir.
QNB eSolutions e-Fatura ile fatura düzenleme, kesme, gönderme, arşivleme ve diğer tüm işlemleri kolayca yönetebilirsiniz. 7/24 erişebileceğiniz QNB eSolutions Portal sayesinde dilediğiniz yerden elektronik belgelerinizi takip edebilirsiniz.
e-Fatura İptal ve İtiraz Süreçleri
Elektronik fatura iptali ve itiraz süreçleri, fatura türüne ve işlem kanalına göre değişiklik gösterir. Temel e-Fatura ve yolcu beraber e-Fatura türleri için GİB İptal Portalı kullanılır. Portala girip e-İmza ile doğrulama yapıldıktan sonra iptal edilecek fatura sisteme yüklenerek iptal talebi gönderilir. Karşı tarafın onayı ile fatura iptal edilir.
Özel entegratör üzerinden e-Fatura iptal süreci, fatura türüne göre iade faturası kesilerek veya fatura yanıtlanarak yürütülür. İptal edilmesi gereken temel dijital faturaya karşılık bir iade faturası düzenlenerek önceki faturanın iptali sağlanabilir.
Gelen ticari e-Faturaların iptali için ise özel entegratör üzerinden itiraz yani fatura yanıtlama yöntemi kullanılır. Özel entegratör sistemindeki gelen faturalar bölümünden ilgili fatura bulunur ve faturaya yasal süre içerisinde “ret” yanıtı verilir. Böylece faturaya itiraz edilmiş olur ve fatura iptal edilir.
e-Fatura iptal ve itiraz işlemleri için iptal süresine de dikkat etmek gerekir. Yasal iptal süresi, faturanın alıcının kendi sistemine düştüğü tarihten başlayarak 8.günün sonuna kadardır.
e-Fatura Kesmek ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Elektronik fatura kesme süreçlerinde her adıma dikkat etmek gerekir. Dikkat edilecek ek detaylar için sıkça sorulan soruların cevaplarına bakabiliriz.
e-Fatura kesmek için mali mühür şart mı?
e-Fatura sisteminde mali mühür, tüzel kişiler için zorunludur. Gerçek kişiler ise e-İmza veya mali mühür kullanarak e-fatura kesebilirler.
Ancak, kullanılacak sisteme göre bu zorunluluk farklılık gösterir.
Eğer işlem GİB Portal üzerinden yapılacaksa, mükellefin durumuna göre mali mühür veya e-İmza’nın bilgisayara takılı olması gerekir.
Buna karşın, QNB eSolutions Portal gibi özel entegratör sistemlerinde, mükellef aktivasyon işlemini tamamladıktan sonra mali mühür veya e-İmza kullanmadan e-belge gönderimi yapabilir. Bu özellik, özel entegratörlerin en önemli avantajlarından biri olarak kullanıcıya kolaylık sağlar.
e-Fatura yanlış kesilirse nasıl iptal edilir?
Yanlış kesilen dijital faturalar GİB İptal Portalı üzerinden iptal edilebilir veya özel entegratör üzerinden iade faturası kesilebilir. İade faturasının ardından söz konusu hata düzeltilerek yeni e-Fatura düzenlenebilir.
QNB eSolutions e-Fatura çözümleri hangi avantajları sunar?
QNB eSolutions e-Fatura çözümü ile mobil uygulamadan anlık elektronik fatura takibi, muhasebe programları ile uyumlu çalışma, ücretsiz e-Fatura geçiş danışmanlığı, sıfırlanan kargo/baskı maliyeti ve 7/24 canlı destek gibi avantajlara sahip olmak mümkündür.
