Müşterilerinize e-Fatura kesin, iş ortaklarınızdan e-Fatura alın ve tüm süreci her an her yerden yönetin.

Cirosu çoğu zaman e-Fatura zorunluluğu sınırlarını geçmeyen ve e-Arşiv faturaya da her satışta ihtiyaç duymayan küçük işletmeler, e-Belge kullanımı konusunda kararsız kalabilirler. Dijitalleşme ve e-Dönüşüm, en küçük işletmeler için bile her zaman avantajlıdır. Fakat “e-Fatura mı, e-Arşiv mi?” sorusunun cevabı için işletme ihtiyaçları göz önünde bulundurulmalıdır. Bununla birlikte her iki sistemin avantajları ve dezavantajları listelenerek karşılaştırma yapılmalıdır.
Bu doğrultuda küçük işletmeler için karşılaştırma yapabilecekleri bir rehber hazırladık.
Küçük İşletmeler için e-Fatura Kullanmanın Avantajları
e-Fatura sisteminin birçok avantajı var ve bunlar küçük işletmeler için de geçerlidir. Zorunluluğun ciro limitlerine göre başlaması, küçük işletmelerin bu avantajlara sahip olamayacağı gibi bir yanılgı oluşturabilir. Fakat zorunluluk kapsamına girmeyen işletmeler de isteğe bağlı bir şekilde e-Faturaya geçiş yaparak bu kolaylıklardan faydalanabilir. Küçük işletmeler için e-Fatura kullanmanın avantajları ise şu şekilde:
● Dijital sistemler üzerinden fatura kesmek ve göndermek daha kolaydır.
● Fatura süreçleri hızlanacağı için zaman tasarrufu sağlanır.
● Faturalama için yazıcı gibi fiziksel donanımlara gerek kalmaz.
● Çıktı gerektirmediği için kâğıt ve mürekkep gibi giderleri yoktur.
● Dijital olarak gönderildiği için posta ücreti ödenmesi gerekmez.
● Baskı ve gönderim masraflarının olmaması sayesinde maliyetleri düşürür.
● Faturalama ve gönderim işlemlerinin hızlanması, ödeme alma süresinin kısalmasına yardımcı olur.
● Otomatikleştirilmiş sistemler sayesinde hata riski minimuma iner.
● Fatura reddi ve iptal/iade işlemleri basit bir şekilde yapılabilir.
● Fatura saklamak için fiziki bir alana ve dosyalara ihtiyaç yoktur, dijital arşivleme yapılır.
● İşletmenin imajını artırır, profesyonel ve kurumsal bir görüntü kazanmasına yardımcı olur.
● e-Faturalar yasal mevzuatlara uygun kesilir ve vergi denetim sürecinde hukuki sorun yaşanmaz.
● e-Fatura entegrasyonu ile e-Ticaret sitesi, muhasebe yazılımı ve diğer iş programları e-Fatura sistemine bağlanabilir.
Küçük İşletmeler İçin e-Fatura Kullanmanın Dezavantajları
e-Fatura sistemi kullanmak, küçük işletmelerin bazı dezavantajlarla karşılaşmasına da yol açabilir. Söz konusu dezavantajlar olduğunda genellikle e-Fatura maliyetleri öne çıkar. Fakat sistemin sunduğu hizmetler ve özellikler bu maliyetleri karşılayabilecek niteliktedir. Dolayısıyla kıyas yaparken diğer detayları daha fazla ön planda tutmak faydalı olacaktır. Küçük işletmeler için e-Fatura kullanmanın dezavantajları genel hatlarıyla şu şekildedir:
● Resmi gereklilikler ve sistem kurulumları nedeniyle başlangıç maliyeti yüksek olabilir.
● Mali mühür satın alma zorunluluğu vardır.
● Özel entegratör dışındaki yöntemlerde geçiş süreci karmaşık ve kafa karıştırıcı olabilir.
● Başlangıç ve kurulum sürecinde teknik destek ihtiyacı oluşabilir.
● e-Faturaya geçildikten sonra kâğıt faturaya dönmek yasal olarak mümkün değildir.
● Müşteriniz e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, onun için ayrıca e-Arşiv fatura kesmeniz gerekir. Bazı sistemlerde e-Arşiv kullanımı için ek ücret talep edilebilir.
● 7 günden eski satışlar için e-Fatura kesilemez.
● e-Faturaya geçen işletmelerin e-Defter de kullanması gerekir ve bu da ek masraf yaratabilir.
● e-Fatura sistemini kullanabilmek için az da olsa teknik bilgiye ve temel bilgisayar bilgisine ihtiyaç vardır.
● İnternet ve elektrik kesintileri fatura süreçlerini aksatabilir.
Küçük İşletmeler için e-Arşiv Kullanmanın Avantajları
Dijital belge kullanımıyla ilgili ele alınması gereken bir diğer konu da e-Arşiv. Çünkü e-Arşiv, küçük işletmelerin zaman zaman zorunlu kaldığı bir dijital belgedir. Yasal düzenlemelere göre 2025 için vergiler dahil 3.000 TL ve üzeri satışlarda e-Arşiv düzenlenmesi zorunludur. 1 Ocak 2026’dan itibaren de e-Arşiv tamamen zorunlu olacak.
Zorunluluk hallerinde GİB Portal üzerinden ücretsiz bir şekilde e-Arşiv faturası kesilebilir, fakat bu sistemde fatura saklama süresi kısadır ve fatura kesme adedi sınırlaması mevcuttur. Teknik altyapı konusunda da işletmelerin ihtiyaçlarına tam olarak cevap veremediği için profesyonel bir sistem yani özel entegratör kullanmak daha verimli olacaktır. Dolayısıyla küçük işletmeler, e-Arşiv konusunda daha detaylı bir karşılaştırma yapmalıdır. Bu karşılaştırma kapsamında küçük işletmeler için e-Arşiv kullanmanın avantajları şu şekildedir:
● Faturaların dijital ortamda hızlı ve kolay bir şekilde kesilebilmesi mümkündür.
● e-Fatura kullanmayan işletmelere ve bireysel tüketicilere dijital fatura kesilebilir.
● e-Arşiv faturalarınızı internet üzerinden her an görüntüleyebilir, ihtiyacınız olduğunda hızla erişim sağlayabilirsiniz.
● Faturaların mevzuatlara uyumsuz olma riski ortadan kalkar.
● 10 yıl saklanması zorunlu olan e-Arşiv faturalar için dosyalama ve fiziksel arşivlemeye gerek kalmaz, faturalar dijital ortamda saklanır.
● Faturalar GİB’e dijital olarak raporlanabildiği için iş yükü azalır.
● Alıcının e-Fatura kullanıcısı olması gerekmez, e-Arşiv fatura e-Posta ve SMS gibi yöntemlerle gönderilebilir.
● İhtiyaç halinde kâğıt çıktısı alınarak da kullanılabilir.
● Hem kâğıt çıktısının hem de dijital formatının hukuki geçerliliği vardır.
Küçük İşletmeler İçin e-Arşiv Kullanmanın Dezavantajları
e-Arşiv sistemi kullanmak birçok avantaj sunuyor, fakat bazı dezavantajlarının olduğu da söylenebilir. Zorunluluk hallerinde avantajlara odaklanmak faydalıyken isteğe bağlı durumlar için dezavantajlar da ele alınarak karar verilebilir. Küçük işletmeler için e-Arşiv kullanmanın dezavantajları ise şu şekildedir:
● Sistemi kullanmak için özel yazılımlara ihtiyaç duyulabilir.
● Başlangıçta e-Arşiv maliyetleri küçük işletmeler için yüksek olabilir.
● Sistemi kullanacak personelin eğitim alması gerekebilir.
● Faturalama süreçlerinde teknik desteğe veya uzman desteğine ihtiyaç duyulabilir.
● Kesilen faturaların her gün GİB’e raporlanması gerekir.
● Bazı sistemlerde kesilen faturaların iptali yapılamaz.
● Bazı süreçler kâğıt fatura gerektirdiği için hem e-Arşiv kesilmesi hem de bu faturanın kâğıt çıktısının alınması gerekir.
Sonuç: Küçük İşletmeler için En Uygun e-Dönüşüm Seçeneği Hangisi?
Küçük işletmelerin her birinin kendilerine özgü ihtiyaçları vardır. Bu ihtiyaçlar sektörden faaliyet alanına, satılan ürün ve hizmetlerin türünden personel yapısına kadar birçok faktöre göre değişir. Dolayısıyla en uygun e-Dönüşüm seçeneği her küçük işletme için farklıdır. Küçük işletme sahibiyseniz maliyet, kullanım ve diğer tüm detaylara göz atmalı; avantaj ve dezavantaj karşılaştırması yapmalı; ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacak e-Dönüşüm çözümünü seçmelisiniz. Bu süreçte QNB eSolutions e-Dönüşüm ürünlerine de göz atabilirsiniz.
QNB eSolutions, ölçeği fark etmeksizin tüm işletmeler için uygun e-Dönüşüm ürünleri sunar. Uzman ekibi ile e-Fatura geçişi için yapılması gerekenler hakkında işletmelere gerekli desteği sunan QNB eSolutions, eğitim programları ile de işletmelerin tüm süreçleri kolayca yönetmesini sağlar. Çok sayıda e-Belge uygulamasını bir arada sunarak işletmelerin farklı hizmetler için ek ücretler ödemesinin önüne geçerken kolay e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu çözümleriyle de iş süreçlerini kolaylaştırır.
Küçük işletme sahibi olsanız dahi maliyet, teknik sorun ve diğer konularda dezavantajlar yaşamadan e-Fatura kesmek için QNB eSolutions e-Dönüşüm ürünleri ile hemen tanışın.