Müşterilerinize e-Fatura kesin, iş ortaklarınızdan e-Fatura alın ve tüm süreci her an her yerden yönetin.
e-Fatura muhasebe entegrasyonu, gelen faturaların otomatik olarak muhasebe programına aktarılmasını sağlar. Bu sürecin sorunsuz işlemesi için bir otomatik kontrol mekanizması kurulmalı ve faturanın ilgili alanları eksiksiz kontrol edilmelidir. Örneğin e-Faturada vergi numarası kontrolü, hatalı kesilen faturaların ve belge tekrarlarının tespiti için faydalıdır. Peki, otomatik doğrulama sürecinde faturalardaki hangi alanlar daha önemlidir?
Gelen e-Faturalarda Hangi Alanlar Muhasebeye Düşmeden Önce Kontrol Edilmelidir?
Gelen e-Fatura kontrolünde dikkat edilmesi gereken başlıca detaylar cari ve kimlik bilgileri, belge tipi, belge tarihi, fatura no ve tutarlar şeklinde sıralanabilir. Özellikle satış ve vergi bazında tutar kontrolü, muhasebe işlemleri için belirleyicidir. Faturanın sorunsuz bir şekilde muhasebeleştirilmesi için sadece GİB ile değil, işletmenin iç muhasebe kurallarıyla da uyumlu olması gerekir.
Gelen e-Fatura kontrolü için kritik alanlardan bazıları şunlardır:
Cari ve Kimlik Bilgileri
Satıcının VKN (vergi kimlik numarası) veya TCKN (T.C. kimlik numarası), işletmenin cari kartındaki kayıtlarla birebir örtüşmelidir. Vergi dairesi ve unvan uyuşmazlıkları tespit edilmelidir.
Fatura Bilgileri
Düzenleme tarihi, belge dönemi ve varsa irsaliye/hizmet tarihi VUK’taki 7 günlük fatura düzenleme süresi ve şirketin dönem kapanış kuralları çerçevesinde kontrol edilmelidir. Kapanmış dönem veya dönem uyumsuzluğu görülen faturalar otomatik muhasebeleştirilmeden manuel incelemeye yönlendirilmelidir.
Tutarlar ve Vergi Oranları
Ürün veya hizmet bedeli, vergi ve kesinti tutarları, KDV oranları, stopaj ve varsa tevkifat oranları doğrulanmalıdır. Muafiyet veya istisna uygulanan faturalarda ilgili GİB istisna kodunun varlığı sorgulanmalıdır.
Fatura ve Sipariş Eşleşmesi
Fatura üzerinde yer alan fatura numarası, sipariş numarası ve sevkiyat gerekliyse irsaliye numarası alanlarının, sistemindeki açık siparişlerle miktar ve tutar bazında eşleşip eşleşmediği kontrol edilmelidir.
Mükerrer Kayıt, Eksik Veri ve Yanlış Cari Riski Nasıl Azaltılır?
e-Fatura muhasebe entegrasyonunda en yaygın risklerden biri mükerrer kayıttır. Dolayısıyla mükerrer fatura kontrolü oldukça önemlidir. Bunun için faturanın kimliği niteliğindeki ETTN veya fatura numarasının, daha önce kaydedilmiş numaralar ile anlık karşılaştırılması gerekir. Otomatik kontrol mekanizmalarında sistem, mükerrer kayıt uyarısı vererek bu riski önler.
Eksik veya hatalı bilgi tespiti için ise veri eşleştirme sistemi önemlidir. Bir faturada vergi kesintisi yapılmamış veya orana göre yanlış hesaplanmışsa bu e-Faturanın muhasebeleştirilmemesi gerekir. Otomatik veri eşleştirme sayesinde belgedeki veriler hem sistem kayıtlarında hem de belgenin kendi içerisinde kontrol edilir.
Yanlış cari riskini azaltmanın yolu, cari kart kontrolünden geçer. Gelen faturadaki gönderici VKN/TCKN bilgisi entegrasyon sisteminde aratıldığında birden fazla şube veya alt cari hesabı çıkabilir. Yanlış cariye kayıt atılmaması adına VKN doğrulamasına ek olarak alt hesap kodları, adres bilgileri veya fatura üzerindeki özel alan parametreleri kullanılarak cari eşleştirme yapılmalıdır.
Onay, Ret ve İstisna Kayıtları İçin Nasıl Bir Kontrol Akışı Kurulmalıdır?
Muhasebe entegrasyonunun otomatik belge kontrolü sürecinde bir kontrol ve onay akışı söz konusudur. Çünkü gelen e-Faturaların kontrolü yalnızca finansal hesaplamalarla sınırlı değildir. Yasal onay süresi, ret senaryosu ve istisna yönetimi de bu sürecin önemli aşamalarıdır.
İdeal kontrol ve onay akışı şu adımlardan oluşmalıdır:
- Sisteme düşen e-Faturanın onayı için yasal süre sayacı başlatılmalıdır.
- Mal kabulü veya hizmet alımının gerçekleşme senaryosuna göre fatura, satın alma birimi veya ilgili departman yöneticisi tarafından sistem üzerinden onaylanmalıdır.
- Tutar uyuşmazlığı tespit edildiğinde fatura senaryosu kontrol edilmelidir. Ticari e-Faturada 8 günlük süre içinde sistem üzerinden ret/itiraz süreci işletilebilir. Temel e-Fatura veya e-Arşiv belgelerinde ise sistemsel ret yerine GİB iptal/itiraz portalı, KEP/noter gibi harici itiraz yöntemleri ve kurum içi manuel inceleme akışı değerlendirilmelidir.
- Fatura tutarı ve sipariş tutarı arasında oluşacak küçük farklardan dolayı otomatik ret vermemek adına tolerans limiti (örneğin %1 eksik veya fazla olabilir) belirlenmelidir.
- Onaylanmayan, hatalı veya itiraz edilen faturalar istisna kaydı olarak işaretlenmeli, kontrol için ilgili departmana belge yönlendirme yapılmalı ve gerekli durumlarda manuel inceleme gerçekleştirilmelidir.
Kontrol Kurgusunun Başarısı Hangi Raporlar ve Uyarılarla İzlenmelidir?
Otomatik kontrol ve fatura doğrulama süreçlerinin doğru çalışıp çalışmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Bunun için aylık, haftalık veya gerekirse günlük kontrol aksiyonları alınmalıdır. Bu süreçte operasyon takibi ilgili departmanlar tarafından yapılmalı, söz konusu departmanlara da raporlama ekranı erişimi verilmelidir. Kurulacak kontrol ve uyarı mekanizması ile bir yandan başarı izlenebilirken diğer yandan sık karşılaşılan hatalar minimuma indirilebilir.
Bu süreç için izlenmesi gereken başlıca raporlar şu şekildedir:
● Hata Listesi ve Uyuşmazlık Raporu: Belgelerin en çok hangi aşamada takıldığını (cari bulunamadı, fatura no uyuşmuyor, KDV hatalı vb.) analiz etmeyi sağlar. Böylece sistemdeki uyuşmazlıklar ve hatalar hızla tespit edilir.
● Otomatik Eşleşme Oranı Raporu: Gelen toplam e-Fatura sayısının yüzde kaçının manuel müdahaleye gerek kalmadan doğrulandığını ve muhasebeleştiğini gösterir. Bu oranın yüksekliği otomasyon başarısını gösterir.
● Bekleyen Onaylar Raporu: Onayda bekleyen belgelerin kaç gündür ilgili yöneticide kaldığını gösterir. Özellikle ticari e-Faturalarda 8 günlük Kabul/Ret uygulama yanıtı süresinin kaçırılmaması için kritik bir rapordur.
Gelen e-Fatura süreçlerinde uçtan uca kontrol sağlamak oldukça önemliyken bunu sağlamanın yolu, doğru altyapıları ve entegrasyonları kullanmaktan geçer. Gelen e-Fatura süreçlerinde yüksek izlenebilirlik, güçlü entegrasyon kabiliyeti ve esnek operasyonel kontrol sağlamak isteyen işletmeler için QNB eSolutions, güvenilir ve ölçeklenebilir bir yapı sunar.
İşletmenizin ERP ve muhasebe altyapısına kolayca uyum sağlayan çözümleriyle QNB eSolutions e-Fatura; fatura doğrulama, onay ve muhasebeleştirme adımlarını şeffaf, hatasız ve denetlenebilir bir akışa dönüştürmenize yardımcı olur.
Gelen e-Faturalar ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Gelen e-Faturalar muhasebeye otomatik aktarılmadan önce hangi kontrollerden geçmelidir?
Gelen e-Faturalar muhasebeleştirilmeden önce VKN/TCKN ve cari kart eşleşmesi, ETTN kontrolü, mükerrer kayıt kontrolü, vergi ve kesinti oranlarının doğruluğu ile tutar kontrolü yapılmalıdır.
Mükerrer e-Fatura kaydı nasıl önlenir?
Mükerrer kayıtlar, gelen belgenin ETTN ve fatura numarası bilgilerinin sistemdeki mevcut verilerle anlık olarak karşılaştırılmasıyla önlenir. Daha önce kaydedilmiş bir ETTN tespit edildiğinde sistem, işlemi durdurur ve kullanıcıya uyarı verir.
Her e-Fatura otomatik olarak muhasebeleştirilmeli mi?
Hayır, her e-Fatura otomatik olarak muhasebeleştirilmemelidir. Yalnızca önceden tanımlanmış doğrulama kurallarına tam uyan ve sipariş eşleşmesi sağlanan faturalar otomatik olarak muhasebeleştirilebilir.
Hangi uyarılar manuel inceleme gerektiren belgeleri öne çıkarır?
“Cari VKN bulunamadı” uyarıları, sipariş-fatura tutar uyuşmazlıkları ve hatalı KDV, tevkifat veya stopaj oranı/tutarı bildirimleri, manuel inceleme gerektiren belgeleri öne çıkarır.
