Yansıtma Faturası Nedir? Nasıl Kesilir?

Ödeme ve tahsilat süreçleri genellikle iki taraf arasında gerçekleşse de bazı durumlarda bu sürecin başlamasına üçüncü taraflar neden olabilir. Böyle bir durumda, üçüncü tarafın da sürece dahil olmasını sağlamak ve bunu belgelemek için yansıtma faturası kesilir. Peki, yansıtma faturası düzenleme süreci nasıl ilerler ve yansıtma fatura ne zaman kesilir?

Yansıtma Faturası Nedir?

Yansıtma faturası, başka bir kişi veya kurum adına yapılan ödemelerin ilgili kişi veya kuruma yansıtılmasını sağlayan belgedir. Ödemeyi gerçekleştirmiş olan taraf, kendisine kesilen faturayı asıl muhataba iletebilmek için yansıtma faturası keser. Bu fatura ile ödediği masrafın asıl sorumlusu tarafından karşılanmasını sağlar.

Yansıtma Faturası Ne İşe Yarar?

Yansıtma faturası, önceden gerçekleşmiş bir ödemeyle ilgili tutarın asıl muhataptan tahsil edilebilmesine yarar. Örneğin bir şirket, müşterisine hizmet verirken çeşitli harcamalar yapmış olabilir. Söz konusu harcamaları yapması gereken taraf müşteri ise, şirket bu tutarlar dahilinde bir yansıtma faturası keser. Harcamalar için şirketin kendisine kesilen fatura, harcamanın asıl muhatabı olan müşteriye yansıtılmış olur.

Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Kesilir?

Yansıtma faturasının kesildiği durumlardan bazıları şu şekildedir:

●       Vergi, danışmanlık ve benzeri konularda müşteri adına yapılan harcamalar

●       Ana yüklenici, alt yüklenici ve taşeron firma gibi iş aktarımına sahip şirketlerin birbirleri adına yaptıkları malzeme, lojistik, işçilik ve benzeri harcamalar

●       Grup şirketler arasında ofis, yazılım ve benzeri konularda önceden belirlenmiş masrafların paylaşımı

●       Çok sayıda kullanıcının bulunduğu iş merkezi veya apartman gibi alanların elektrik, su, doğal gaz, internet, temizlik, güvenlik, yönetim ve benzeri giderlerinin paylaşımı

●       Birden fazla tarafı kapsayan sigorta poliçelerindeki primlerin paylaşımı

Yansıtma Faturası Nasıl Kesilir?

Yansıtma faturaları e-Fatura veya kâğıt fatura olarak kesilebilir. Bu noktada belirleyici olan, faturayı kesenin mevzuatlar doğrultusunda hangi fatura tipinden sorumlu tutulduğudur. Ayrıca muhatabın mükellefiyet niteliği de faturanın e-Fatura mı, e-Arşiv mi olacağını belirleyen detaydır. Yansıtma faturası kesmek için izlenmesi gereken adımlar şu şekildedir:

1. Yansıtma faturası kesmeyi gerektiren harcamanın yapılır ve faturalandırılır.
2. Yansıtma faturanın konusunu oluşturacak gider, faturanın açıklamasına yazılmak üzere belirlenir.
3. Faturanın kime kesileceği belirlenir ve söz konusu kişi veya kurum faturaya alıcı olarak eklenir.
4. Faturaya tarih, ürün veya hizmet detayları, teslimat söz konusuysa teslimat detayları ve yansıtılacak toplam tutar eklenir.
5. Faturanın açıklaması, içeriğine ve mevzuatlara uygun şekilde yazılır ve düzenleyen tarafından imzalanır.
6. Fatura e-Fatura, e-Arşiv veya kâğıt fatura olarak muhataba iletilerek kayıt altına alınır.

Yansıtma Faturası Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Yansıtma faturası keserken dikkat edilmesi gerekenlerin başında elbette mevzuatlara uygun hareket etmek gelir. Ticari faaliyetleri, başta vergi mevzuatları olmak üzere yasal sınırlar dahilinde faturalandırarak belgelemek gerekir. Dikkat edilmesi ve gözden kaçırılmaması gereken başlıca detaylar ise şu şekildedir:

●       Faturada yer alması gereken bilgiler eksiksiz ve doğru olarak yazılmalıdır.

●       KDV oranı, ürün veya hizmet türüne göre doğru bir şekilde eklenmelidir.

●       Yapılan harcamaları gösteren ek belgeler de fatura ile birlikte gönderilmelidir.

●       Ürün ve hizmet türü ile mükellefiyet türüne bağlı olarak doğru fatura tipi seçilmelidir.

●       Yansıtma faturasının kesilmesiyle ilgili, faturanın kesileceği taraf ile önceden mutabakat sağlanmalıdır. Mutabakat için yazılı anlaşma yapmakta fayda vardır.

●       Gider kalemleri doğru hesaplanmalı, yansıtmaya konu olmayacak tutarlar faturaya eklenmemelidir.

Yansıtma Faturası İçeriği

Bir yansıtma faturası örneği üzerinden bu faturanın içeriği hakkında bilgi almak mümkündür. Yansıtma faturasında bulunan bilgiler ve fatura içeriği şu şekildedir:

●       Fatura numarası

●       Düzenlenme tarihi

●       Alıcının kimlik bilgileri ve/veya ticaret unvanı

●       Satıcının kimlik bilgileri ve ticaret unvanı

●       Ürün veya hizmetle ilgili tür, miktar ve benzeri bilgiler

●       Ürün veya hizmetin birim fiyatı ve toplam tutar

●       Yansıtılan faturanın numarası ve tarihi

●       Yansıtılan fatura ile ilgili açıklamalar

Yansıtma Faturası ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Yansıtma faturasının düzenlenme sürecinin dışında bilinmesi gerekenler için sıkça sorulan sorulara cevap verelim.

Yansıtma Faturasında KDV Olur Mu? 

Yansıtma faturanın muhasebe kaydı, alacak hesabına işlenir. Yapılan ilk harcama ise gider hesabına kaydedilmelidir. Ayrıca KDV’li yansıtma faturalarıyla ilgili vergi hesaplarına gerekli muhasebe kayıtlarının da yapılması gerekir.

Yansıtma Faturasını Kim Düzenler? 

Yansıtma faturasını, başkası adına ürün veya hizmet bedelini ödeyen taraf düzenler. Harcamanın asıl muhatabı olmaksızın ödeme yapan mükellefler, yansıtma faturası düzenleyebilirler.

Yansıtma Faturası ve Ticari Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Yansıtma faturası ve ticari fatura arasındaki farkların başında amaç gelir. Ticari fatura bir ürün veya hizmet satışı için kesilirken yansıtma faturası, başkası adına yapılan ödemelerin asıl muhataba iletilebilmesi için kesilir. Yansıtma faturasının kesildiği kişi, söz konusu harcamanın asıl muhatabıyken ticari fatura, ürün veya hizmeti alan kişiye kesilir. Fatura içerikleri de bu konular doğrultusunda farklılık gösterir.

Yansıtma Faturası Düzenlenmezse Ne Olur?

Yansıtma faturası düzenlenmezse, öncelikle başka bir muhatap adına masraf karşılamış olan firma mali zarar ile karşılaşır. Bununla birlikte vergilendirme süreçleri de yanlış ilerlemiş olur. Vergi beyanının yanlış yapılmasına yol açabilecek bu durum sonucunda idari para cezası ile karşılaşmak da söz konusudur. Bu nedenle, yasal mevzuatlara uyum gerekçesiyle yansıtma faturası düzenlenmesi gereklidir.