e-Ticarette e-Fatura Entegrasyonu Nedir? Nasıl Yapılır?

Faturaları ve ilgili süreçleri dijital ortama taşıyan e-Fatura sisteminde kullanıcı sayısı her geçen gün artıyor. Bu artışın bir sebebi yasal zorunluluk iken diğer sebebi de sistemin getirdiği avantajlara sahip olmak isteyen işletmeler. Özellikle hemen her şeyin dijital ortamda yapıldığı e-Ticaret sektöründe e-Fatura kullanımı ayrı bir öneme sahip. Sistemin hızlı ve kolay kullanılabilmesi için de entegrasyon gerekir. Peki, e-Ticarette e-Fatura entegrasyonu hangi yöntemlerle yapılır?

e-Ticarette e-Fatura Entegrasyonu Nedir?

e-Ticarette e-Fatura entegrasyonu, fatura süreçlerini otomatikleştirmeyi sağlayan bir işlemdir. Entegrasyon işlemi sonrası e-Ticaret sitesi üzerinden gelen siparişler için e-Fatura kesmek hızlı ve kolay bir hale gelir. Entegrasyon işlemi, e-Fatura sistemi ile e-Ticaret sistemini birbirine bağlar. Böylece sipariş ve fatura süreçleri bir arada yönetilebilir. Yani hem işleri kolaylaştırması hem de zaman tasarrufu sağlamasından dolayı e-Ticarette e-Fatura entegrasyonu yapmanın önemi büyüktür.

e-Ticaret için e-Fatura Entegrasyon Çeşitleri Nelerdir?

e-Ticaret sitenize e-Fatura entegrasyonu yapabilmek için kullanılabilecek birden fazla yöntem vardır. Yaygın yöntemler arasında özel entegratör, doğrudan entegrasyon ve GİB Portal bulunurken çeşitli sistemler üzerinden e-Fatura entegrasyonu yapmak da mümkündür. e-Ticaret için e-Fatura entegrasyon çeşitleri şu şekildedir:

Özel Entegratör ile Entegrasyon

Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığından (GİB) e-Belgelerin düzenlenmesi, gönderilmesi, alınması ve arşivlenmesi gibi hizmetler için yetki ve izin almış firmaların kullanıma sunduğu programlara verilen isimdir. Sunduğu avantajlar ve kolaylıklar dolayısıyla özel entegratör ile entegrasyon en çok tercih edilen yöntemlerden biridir.

e-Fatura entegrasyonu için gerekli olan teknik bilgiye sahip olmayan işletmeler tarafından da sıkça tercih edilir. Çünkü bu yöntemde entegrasyon süreci mümkün olan en basit haliyle sunulur. Ayrıca özel entegratör firmaları, e-Ticaret sitesine e-Fatura entegrasyonu yapacak olan işletmelere teknik destek de verir.

GİB Portal Üzerinden Entegrasyon

GİB Portal üzerinden entegrasyon en temel yöntemdir ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulur. Ücretsiz olması dolayısıyla avantajlıdır, fakat bazı sınırlandırmalara ve teknik zorluklara sahiptir. Bu nedenle az sayıda fatura kesen küçük işletmeler GİB Portal üzerinden e-Fatura entegrasyonu yaparlar. Satışlarını artıran ve işlerini büyüten e-Ticaret firmaları için her zaman kullanışlı olmayabilir. 

Doğrudan Entegrasyon (GİB ile Web Servis Bağlantısı)

Doğrudan entegrasyon (GİB ile web servis bağlantısı), şirketlerin kendi sistemleri üzerinden e-Fatura kesebilmesini sağlayan bir yöntemdir. Kendilerine ait bir e-Fatura yazılımı geliştiren şirketler, bu yazılımları GİB web servis bağlantısı ile Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura sistemine entegre ederler. Şirket yazılımından kesilen faturalar, entegrasyon ile doğrudan GİB sistemine aktarılır.

Ciddi oranda teknik bilgi ve uzmanlık gerektiren bu entegrasyon yöntemi genellikle büyük ölçekli işletmeler tarafından tercih edilir. Doğrudan entegrasyon için gerekli sistemin geliştirilmesi, entegre edilmesi ve kullanılabilmesi için de bu alanda yetkinliği bulunan kişilerden oluşan bir ekip kurulur. 

Muhasebe Programı Entegrasyonu

Muhasebe programı entegrasyonu, kesilen e-Faturaların doğrudan muhasebe programına aktarılmasını sağlamak için yapılır. Muhasebe uygulamaları, e-Ticaret firmalarının fatura ve diğer muhasebe işlemlerini dijital ortamda yapmaları için hizmet verir. Muhasebe programı ile e-Fatura sistemini entegre etmek de bu süreci otomatikleştirir. Muhasebe programı entegrasyonu yapıldıktan sonra entegratör üzerinden kesilen fatura anlık olarak muhasebe sistemine aktarılır ve işleme alınır.

e-Ticaret Altyapısı ile Hazır Entegrasyon

e-Ticaret altyapısı ile hazır entegrasyon, özellikle e-Ticarete yeni başlayanlar için ideal yöntemdir. Bu yöntemde e-Ticaret firması kendi sitesini kurmak için bir altyapı satın alır. e-Ticaret altyapısı hizmeti veren firmalarda da genellikle e-Ticaret sitesine ek olarak ödeme, stok yönetimi, kargo yönetimi ve e-Fatura sistemi gibi ek özellikler de bulunur. Bu altyapılarda bulunan e-Fatura sistemleri sayesinde e-Ticarete yeni başlayan firmalar, diğer sistemlere ihtiyaç duymadan e-Fatura entegrasyonlarını yapabilirler.

ERP Sistemi Üzerinden Entegrasyonu

ERP, şirketlerin çeşitli iş süreçlerini tek bir platforma toplayarak kurumsal kaynak yönetimi yapmasını sağlayan bir sistem. Sistem içerisinde üretim, satış, pazarlama, dağıtım, tedarik gibi başlıca iş süreçleri bulunurken birçok ERP firması, sisteme e-Fatura modülü de dahil eder. e-Fatura modülü bulunması halinde e-Ticaret firmaları ERP sistemi üzerinden entegrasyon yapabilirler. Bu süreçte e-Faturaya ERP üzerinden geçilebilir veya kullanılan entegratörün ERP sistemine entegrasyonu yapılabilir. 

API Tabanlı Özel Yazılım Entegrasyonu

API tabanlı özel yazılım entegrasyonu, e-Ticaret firmalarının web servisler üzerinden e-Fatura entegrasyonu yapmasını sağlayan yöntemdir. Özel yazılımların API (uygulama programlama arayüzü) ile bir entegratöre veya GİB sistemlerine bağlanması sonucunda yazılım ile e-Fatura web servisleri iletişime geçer. Böylece e-Ticaret firmasının tarayıcıda çalışan bir panel üzerinden e-Fatura kesmesi de mümkün hale gelir.

e-Ticarette e-Fatura Entegrasyonu Yapmanın Avantajları Nelerdir?

e-Ticaret ile uğraşanlar, yasal düzenlemelerle belirlenen ciro sınırlarını aşmadıkları ve bireysel tüketiciye satış yaptıkları sürece e-Arşiv fatura kesebilirler. Fakat e-Faturaya geçmek birçok açıdan avantajlı olduğu için zorunluluk kapsamında olmayan e-Ticaret firmalarının çoğu e-Faturaya geçmeyi tercih eder. e-Fatura kullanıcısı olan firmalar, entegrasyon imkânı ile fatura ve diğer sistemleri birbirlerine bağlayarak işlerini kolaylaştırır.

e-Ticarette e-Fatura entegrasyonu yapmanın avantajları kısaca şu şekildedir:

●       Fatura süreçleri hızlı ve kolay bir hale gelir.

●       Faturalarla ilgili birçok işlem otomatik olarak yapılır.

●       e-Faturanın yaında e-Arşiv, e-İrsaliye ve benzeri e-Belge işlemlerini de aynı sistemden yürütmek mümkün olur.

●       Fatura gönderimi için ek işlemlere ve belgelere gerek kalmaz.

●       e-Ticaret satışlarına dair faturalar dijital ortamda saklandığı için yer kaplamaz ve güvenlidir.

●       Yasal mevzuatlara uygun fatura kesilebileceği için hukuki problem riski azalır.

●       Baskı, onay, gönderim ve saklama masrafları ortadan kalkar.

●       Hem maliyet hem de zaman tasarrufu yapmak mümkün olur.

e-Ticarette e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır?

e-Ticarette e-Fatura entegrasyonu yapma süreci, tercih edilen yönteme göre değişir. Ayrıca bu süreç, hizmet alınan entegratör firmasının sistemi ile e-Ticaret altyapısının çalışma prensibine göre de değişkenlik gösterebilir. Dolayısıyla sorunsuz entegrasyon süreci için hizmet sağlayıcısından bilgi almak en doğru tercih olacaktır.

e-Ticarette e-Fatura Entegrasyonu ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

e-Ticaret sürecindeki e-Fatura entegrasyonu ile ilgili merak edilen diğer konuları sıkça sorulan sorular altında inceleyebiliriz.

e-Ticaret Yapanlar İçin e-Fatura Zorunluluğu Var Mı?

e-Ticaret yapanlar için e-Fatura zorunluluğu, yıllık cironun 500 bin TL’yi aşması halinde başlar. 2022 ve sonraki dönemlerde yıllık cirosu 500 bin TL’nin üzerinde olan e-Ticaret firmalarının e-Faturaya geçmesi zorunludur. Diğer e-Ticaret firmaları ise gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçiş yapabilirler.  

e-Ticaret Yapanlar e-Fatura Entegrasyonu Yapmazlarsa Ne Olur?

e-Ticarette e-Fatura entegrasyonu yapmak; fatura işlerinin otomatikleşmesini, hızlanmasını ve kolaylaşmasını sağlar. Entegrasyon yapılmaması durumunda süreçlerin manuel ilerletilmesi gerekir ve bu da hem zaman kaybına hem de hata riskine yol açar.

Hangi e-Ticaret Platformları e-Fatura Entegrasyonunu Destekler?

e-Fatura entegrasyonunu destekleyen e-Ticaret platformlarına Trendyol, Amazon, Hepsiburada, n11 ve Pazarama gibi örnekler verilebilir. Türkiye’de hizmet veren e-Ticaret platformlarının çoğu e-Fatura entegrasyonlarını destekler. Ayrıca özel e-Ticaret siteleri için de e-Fatura entegrasyonu yapılabilir.

e-Fatura Entegrasyonu Sonrasında Manuel Fatura Kesilebilir Mi?

e-Fatura entegrasyonları genellikle alıcı bilgilerini otomatik olarak sistemden çeker, fakat ihtiyaç halinde manuel fatura kesmek de mümkündür.

e-Fatura Entegrasyon Sürecinde Hangi Teknik Bilgilere İhtiyaç Duyulur?

e-Fatura entegrasyon sürecinde ihtiyaç duyulan teknik bilgiler, tercih edilen yöntemlere göre değişir. Birçok yöntemde süreçler genellikle basitleştirilmiştir. Ayrıca hizmet sağlayıcılardan teknik destek almak da mümkündür.