Müşterilerinize e-Fatura kesin, iş ortaklarınızdan e-Fatura alın ve tüm süreci her an her yerden yönetin.

Stok yönetimi; depolama, envanter, tedarik, üretim ve stok planlaması gibi birçok farklı süreci ilgilendiren bir sistemdir. Doğru bir strateji ile yönetim yapılmadığı takdirde stoklarda oluşacak dengesizlik, diğer süreçleri de olumsuz etkiler. Bu nedenle stok yönetimi, ölçek fark etmeksizin tüm işletmeler ve şirketler için önemlidir. Peki, stok yönetimi yapma yöntemleri nelerdir?
Stok Yönetimi Nedir?
Stok yönetimi, üretim ve ürün satışı yapan işletmelerin, stoklarındaki ürün veya ham maddelerin giriş, depolama ve çıkış süreçlerini yönetmesidir. Envanter yönetimi olarak da bilinen bu süreçte üretim veya tüketici ihtiyaçlarına anında cevap verebilmek amaçlanır. Ayrıca stok yönetimi; stoktaki ürünler arasında denge kurma, takip etme, organizasyonel yapıyı koruma, tedarik sürecini planlama, stokları kontrol etme ve stok seviyelerini optimize etme gibi çeşitli işlemleri de kapsar.
Stok yönetimi ham madde, yarı mamul ve nihai ürün olmak üzere üç farklı ürün grubu için yapılabilir. Ham madde üretim için gerekli malları ifade ederken yarı mamuller, üretim sonrası yapılacak işlemlerle nihai ürüne dönüştürülecek mallardır. Nihai ürünler ise tüketiciye satılmaya hazır haldeki mallardır. Bunlara ek olarak üretim, işleme ve satış aşamasında ihtiyaç duyulan yedek parça ve aksesuarlar için de ayrıca stok takibi yapılabilir.
Stok Yönetim Sistemi Tipleri Nelerdir?
Stok yönetimi farklı uygulama tipleri ve disiplinleriyle yapılabilir. İşletmenin ölçeğine, sektörüne ve stok yönetim anlayışına bağlı olarak farklı bir yönetim sistemi tipi seçilebilir. Her bir yönetim sisteminin kendi içinde belirli bir verimlilik seviyesi vardır. Söz konusunu verimliliği elde etmek için ise doğru sistemi, doğru işletmede uygulamak gerekir. Bu doğrultuda stok yönetim sistemi tiplerine yakından bakalım.
Manuel Stok Yönetim Sistemi
Manuel stok yönetimi en eski ve ilkel sistemdir. Bu sistemde depoya giren ürünler görevli bir kişi tarafından manuel bir şekilde sayılarak not edilir. Sayım sonuçları geçmişte stok defterlerine yazılırken günümüzde bilgisayarlardaki elektronik tablolar kullanılır. Manuel stok yönetimi, zorluğu ve verimliliğinin düşük olması sebebiyle sadece küçük ölçekli işletmelerde tercih edilir. Envanterin giriş - çıkış rakamları az olması halinde kolaylıkla kullanılabilir.
Otomatik Stok Yönetim Sistemi
Otomatik stok yönetimi, sürecin çeşitli teknolojilere bağlanıp otomatik olarak ilerletilmesini kapsar. Örneğin barkod teknolojisi kullanıldığında depoya giren malların barkodları okutulur ve elde edilen veriler, otomatik olarak dijital tabloya iletilir. Satılan ürünlerin barkodları da çıkış işlemleri sırasında okutulur ve bu ürünler anında stoktan eksilir. Bu yöntemde genellikle otomatik stok yönetimi yazılımları ve kamera, sensörler, RFID etiket ve benzeri teknolojiler kullanılır.
Talep Odaklı (Just-in-Time - JIT) Stok Yönetimi
Talep odaklı stok yönetimi, ürün stoklama mecburiyetini ortadan kaldıran bir sistemdir. Yoğun talep görmeyen ürünlerin üretiminin müşteri talepleri ile optimize edildiği just-in-time stok yönetiminde stoklarda ürün bulunmaz. Müşteriden sipariş geldiği takdirde üretim yapılır ve üretilen ürün müşteriye gönderilir. Dolayısıyla stokta beklemesine gerek yoktur. Bu yöntem, üretimi kolay olan veya müşterilerin üretim sürecini beklemeyi kabul edebileceği ürünler için kullanılır.
Periyodik Stok Yönetimi
Periyodik stok yönetimi, adından da anlaşılacağı üzere sürekliliği belirli aralıklara bağlanmış bir yöntemdir. Bu yöntemde haftalık, aylık, altı aylık, yıllık gibi aralıklarla periyodik stok takibi yapılır. Çoğunlukla manuel veya yarı otomatik sayıma dayalıdır ve küçük ölçekli işletmelerde tercih edilir.
Sürekli (Perpetual) Stok Yönetimi
Sürekli stok yönetiminde envanterdeki veriler anlık olarak güncellenir ve her zaman güncel stok bilgisine ulaşılabilir. Fiziki ve dijital teknolojilerin birleştiği bu yöntemde depoya giren, çıkan, satılan ve hatta depodaki yeri değişen tüm ürünler anında sisteme bildirilir. Sürekli stok yönetimi sisteminde tarayıcı, kamera ve konveyör bantlar ile RFID etiketleri, sensörler ve barkodlar kullanılır.
Merkezi Stok Yönetimi
Merkezi stok yönetimi, büyük ölçekli işletme ve fabrikalar tarafından tercih edilen, ürün hacmi çok yüksek stokları yönetmek kullanılan bir sistemdir. Birden fazla üretim tesisi, deposu veya satış noktası olan firmalar merkezi stok yönetimi ile tüm noktalardaki stokları tek noktadan takip eder. Bu süreçte depolar, tesisler ve satış noktaları lokasyona göre ayrılır. Her bir lokasyondaki envanter ise fiziki ortamına bağlı olarak raflara, sütunlara veya koridorlara ayrılır. Sonuç olarak hem toplam stok hem de spesifik stok birlikte yönetilir.
Mobil Tabanlı Stok Yönetim Sistemleri
Mobil tabanlı stok yönetimi sistemleri, ana stok yönetim sisteminin mobil cihazlara bağlanmasını kapsar. Taşınabilir cihazlarla stok sayımı yapılabildiği gibi stok verileri de yine mobil cihazlardan takip edilebilir. Bu süreçte el terminalleri, kiosklar, tablet bilgisayarlar ve akıllı telefonlar kullanılır.
Bulut Tabanlı Stok Yönetimi
Bulut tabanlı stok yönetimi, ürün hacmi yüksek olan işletmelere donanım avantajı sunan bir sistemdir. Genellikle otomatik stok yönetim yazılımlarını geliştiren firmalar tarafından sunulan bir hizmettir. Bu yöntemde stok verileri cihazda değil, bulutta depolanır. Dolayısıyla işletmeler depolama birimi cihazlarına ihtiyaç duymazlar ve maliyetlerini azaltırlar.
Hibrit Stok Yönetimi
Hibrit, iki veya daha fazla yöntemin aynı anda kullanılmasını ifade eden bir terim olarak stok yönetiminde de aynı görevi taşır. Bu doğrultuda hibrit stok yönetimi, farklı sistemlerin bir arada kullanılması olarak tanımlanabilir. Örneğin bir firmaya bağlı küçük depolarda manuel, büyük depolarda ise otomatik stok takip sistemleri hibrit olarak kullanılabilir.
RFID (Radyo Frekansı ile Tanımlama) Tabanlı Sistemler
RFID stok yönetimi, otomatik ve yazılımsal stok takip sistemlerinin hemen hepsi ile mümkündür. RFID teknolojisi, fiziki ürünlerin hareketlerinin anlık ve otomatik bir şekilde takip edilmesini sağlar. Bu sayede depoya giren ve çıkan tüm ürünler stok takip yazılımı tarafından tespit edilebilir.
Stok Yönetimi Yapmanın Avantajları Nelerdir?
Stok yönetimi yapmak her zaman gerekli ve önemlidir. Ne ölçüde yapılacağı ise işletmenin niteliklerine bağlıdır. Bunun yanında stok yönetiminin gerekliliği, sunduğu avantajlarla da görülebilir. Söz konusu stok yönetimi avantajları ise şu şekildedir:
- Müşteri taleplerinin zamanında ve tam olarak karşılanmasını sağlar.
- Tedarik edilmesi gereken ürün ve ham maddelerin önceden tespit edilmesine yardımcı olur.
- Az ve çok satılan ürünlerin görülmesini sağlayarak üretim, tedarik ve geliştirme stratejilerine katkıda bulunur.
- Depo yönetimi verimliliğini artırır.
- Kâr ve zarar tespiti ile ürün maliyetleri konusuna mali veriler elde etmeye yardımcı olur.
- Uzun süren manuel sayımlara olan ihtiyacı ortadan kaldırarak hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlar.
Stok Yönetiminde Karşılaşılan Zorluklar Nelerdir?
Stok yönetimi, zorlukları da olan bir süreçtir. Dolayısıyla hassasiyetle yaklaşılması gereken, doğruluk ve tutarlılık açısından da dikkat gerektiren bir sistemi vardır. Depo ve stok yönetimi arasındaki ilişki, bu zorluklara örnek olarak gösterilebilir. Depo yönetimi yapmak ayrı bir disiplindir fakat stok yönetimi ile optimize bir şekilde ilerletilmelidir. Bu da depo çalışanlarından deponun fiziki şartlarına kadar birçok detayı, stok yönetim sürecinde de göz önünde bulundurmayı gerektirir.
Bir diğer konu da stok ile tedarik yönetimi arasındaki ilişkidir. Ürün veya ham madde tedariki için referans, stok yönetimi verileridir. Dolayısıyla stok yönetimindeki olası aksaklıklar, tedarik sürecinin de aksamasına yol açar. Yeni ürün tedarikinin gecikmesi veya gereğinden fazla ürün tedarik edilmesi, maliyet açısından zorluk yaratır.
Stok Yönetimi Nasıl Yapılır?
Stok yönetimi uzun, kapsamlı ve sürekliliği olan bir süreçtir. İşletme faaliyetlerine devam ettiği sürece stok yönetimi de devam eder. Stok yönetiminin nasıl yapılacağı birkaç adımda özetlenebilir.
- Stok Tespiti: Stoktaki ürünlerin miktarı tespit edilir ve müşteri taleplerinin analizleri ile gelecek tahminleri stok tespiti doğrultusunda yapılır.
- Stok Gruplandırması: Stoktaki ürünler kategori, tür, boyut, renk vb. çeşitli özelliklerine göre gruplandırılarak stok yönetiminin öncelikleri belirlenir.
- Stok Takibi: Anlık veya periyodik stok takibi yapılır. Dönüşüm hızları ile ürünlerin satılamaz duruma gelme süresi arasındaki denge kurulur.
- Alt ve Üst Stok Sınırının Belirlenmesi: Alt ve üst stok sınırları belirlenerek takipteki ürünlerin bu seviyelere yaklaşmaması sağlanır.
- Tedarik ve Satış: Alt sınıra ulaşan stoklar için tedarik, üst sınıra ulaşan ürünler için ise satış süreçleri tetiklenir.
Stok Yönetimi Yapmak için Kullanabileceğiniz Yazılımlar
Günümüzde stok yönetimi, çeşitli teknolojiler ve yazılımlar sayesinde önemli oranda kolaylaşmış durumdadır. Stok kaybını azaltma, sayımı otomatikleştirme, verileri anlık güncelleme gibi imkânlar sunan stok yönetimi yazılımlarına şu örnekler verilebilir:
- SAP Inventory Management
- Oracle NetSuite
- Zoho Inventory
- Fishbowl Inventory
- TradeGecko (QuickBooks Commerce)
- Microsoft Dynamics 365
- EasyStock
Stok Yönetimi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Stok yönetiminin etkilerini daha net görebilmek adına konu hakkında sıkça sorulan sorulara da göz atalım.
Stok Yönetimi Maliyetlerini Düşürmek için Hangi Stratejiler Uygulanabilir?
Stok yönetimi maliyetini düşürmek için uygulanacak en etkili stratejilerden biri teknolojilerden faydalanmaktır. Verimli ve doğru çalışan stok yönetim yazılımlarını kullanmak, aynı zamanda depoyu da buna uygun teknolojik donanımlarla desteklemek, tek seferlik bir maliyet ile uzun vadeli maliyetleri azaltan bir stok yönetimi stratejisidir.
Stok Yönetimi ile Tedarik Zinciri Yönetimi Arasındaki İlişki Nedir?
Stok yönetimi ile tedarik zinciri yönetimi arasındaki temel ilişki, stok durumunu güncel tutmak üzerine kuruludur. Tedarik zincirini stok ile optimize etmek, beklenmedik bir şekilde stokların tükenmesini ve aşırı stok yığılmalarını önler.
Stok Yönetimi KPI'ları Nelerdir?
Bazı stok yönetimi KPI'larını stok tüketimi, dönüşüm hızı, ortalama envanter, envanter devir hızı, sipariş ölçümü, ürünler için ödeme süresi, doluluk oranı ve stoka giren iadeler şeklinde sıralayabiliriz.