Ön Muhasebe Nedir? Neden Önemlidir?

Şirketinizin finansal durumunu takip etmek ve kontrol altında tutabilmek adına mali kayıtlara her zaman ihtiyacınız olur. Bununla birlikte vergilendirme gibi yasal süreçler için de mali kayıt tutmanız yani muhasebe yapmanız gerekir. Her ne kadar muhasebeciler muhasebe hizmeti veriyor olsa da şirket içi gelir gider kayıtları için bir ön muhasebe hizmetine ihtiyacınız vardır. Peki, tam olarak ön muhasebe nedir ve genel muhasebe ile farkları nelerdir? 

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe, şirketlerin finansal faaliyetlerinin karışıklık yaşanmadan devam edebilmesi için gerekli olan bilgi ve belgelerin kayıt altında tutulması işlemidir. Buna göre bir ön muhasebeci; nakit para, banka hesabı bakiyeleri, kredi ve kredi kartı borçları, çek ve senet bilgileri, personel giderleri, işletme giderleri, alınan ve kesilen faturalar gibi tüm bilgi ve belgeleri takip eder. Kısaca şirketinizin gelir ve giderlerini etkileyen tüm borç ve alacak verileri, resmi kayıtlara geçmeden önce ön muhasebe birimi tarafından kaydedilir.  

Ön Muhasebenin Önemi

Ön muhasebenin önemi, ilk olarak şirketinizin finansal durum takibini yaparken ortaya çıkar. Mevcut ekonomik durumla birlikte gecikmiş alacaklardan gelecekteki borçlara kadar tüm detaylara, şirket içerisinde tutulan ön muhasebe kayıtlarından ulaşabilirsiniz. Bu finansal stratejilerinizi belirlemeniz konusunda size yardımcı olur.  

Ön muhasebe kayıtları, genel muhasebe işlemleri için de oldukça önemlidir. Genel muhasebeciler, şirket içinde harcama ve ödeme yapan birimlerle tek tek iletişime geçmek yerine sadece ön muhasebecilerden kayıtları alabilirler. Bu da işlemleri kolaylaştırmanın yanında olası finansal hataların da önüne geçer.  

Muhasebe kayıtlarınızın sorunsuz bir şekilde tutulması, vergilendirme ve diğer resmi işlemler açısından da önem taşır. Ön muhasebenin günlük kayıtları ile genel muhasebenin aylık kayıtları, yıllık vergi ödemelerinizin doğru bir şekilde hesaplanmasına imkan tanır.  

Ön Muhasebede Hangi İşlemler Yapılır?

Ön muhasebe ile yapılabilecek işlemler hakkında uzun bir liste yapabilmemiz mümkündür. Çünkü bu işlemlere, şirketinizin finansal durumunu etkileyebilecek tüm bilgi ve belgeler dahildir. Bunlardan bazılarını kısaca açıklayalım.  

Fatura Kesme ve İrsaliye Takibi

Faturalar, mali kayıtların demirbaş evrakları arasındadır. Hem sattığınız hem de aldığınız ürün ve hizmetler için fatura kesilmesi gerekir. Kestiğiniz ve aldığınız faturalar, harcamalarınızı ve kazançlarınızı birlikte görmenizi sağlar. Ayrıca bu yasal zorunluluğu da olan bir uygulamadır. Ön muhasebede söz konusu faturaların tümü kayıt altına alınır. Aynı zamanda irsaliyeli işlemler hakkındaki belgeler de ön muhasebenin sorumluluğuna dahil edilebilir.  

Gider Takibi

Ön muhasebeye dahil edebileceğimiz işlemlerden biri olan gider takibi, harcamalarınızı düzene sokmanıza yardımcı olur. Başta personel ve işletme giderleri olmak üzere pek çok rutin gideriniz vardır. Bunlara ek olarak yeni satın alımlar gerekebilir veya sürpriz harcamalar söz konusu olabilir. Bütçenizi aşmadan harcama yapabilmeniz için bu kayıtların tutulması önemlidir.  

Müşteri ve Tedarikçi Arasındaki Cari Hesap Takibi 

Cari hesaplar, gelecekte alınacak veya yapılacak ödemeleri içerir. Bu noktada ön muhasebe, müşterileriniz ve tedarikçileriniz için oluşturduğunuz cari hesapları da takip eder. Böylece ödeme günlerini kaçırmak gibi sorunlar yaşamaz, ödeme günü geçmiş alacaklarınız için de gerekli aksiyonları alırsınız.  

Stok ve Depo Takibi 

Stok ve depo takibi gibi teknik kayıt işlemlerini de ön muhasebe çatısı altında yapabilirsiniz. Tedarik ettiğiniz ürünleri depolarken kayıt tutup stoklara eklemek ve yapılan satışlara göre stokları güncellemek, stok takibi sürecinin temel işlemleridir.  

Çek ve Senet Takibi

Çek ve senet, çok yakından takip edilmesi gereken ödeme araçlarıdır. Bir müşteriden alınan veya bir tedarikçiye verilen çekler ve senetlerin vade tarihlerini aksatmamanız oldukça önemlidir. Bu konuda ön muhasebe işlemi olarak çek ve senetlerle ilgili alış-satış konuları, bağlı banka hesapları, tahsil ve ödeme tutarları ile vade tarihleri kayıt altına alınır.  

Personel Takibi ve İşlemleri

Şirketinizin en önemli giderleri ve aynı zamanda en önemli yatırımları arasında çalışanlarınızı gösterebiliriz. Çalışanlarınızla ilgili maaş, sigorta, vergi, yol ve yemek gibi giderlerin temel takibi de ön muhasebe işlemleri arasındadır. Personele ve personel adına vergi dairesi ile SGK’ye ne zaman ne kadar ödeme yapılacağıyla ilgili bilgileri, ön muhasebenin kayıtlarında bulabilirsiniz.  

Kasa ve Banka Hesap Takibi

Ön muhasebe işlemlerinden bir diğeri olan kasa ve banka hesap takibi, şirketinizin mevcut finansal durumunu görmenizi sağlar. Toplam bütçenizi ve harcayabileceğiniz maksimum bakiyeyi, kasa ve banka durumuna göre hesaplayabilirsiniz. Mevcut bakiyenin yanında kasanın giderleri ve banka borçları da ön muhasebe dahilinde kaydedilir.  

Vergi ve Yasal Yükümlülüklerin Takibi 

Ön muhasebe ile genel muhasebenin işlerini kolaylaştıracak işlemler de yapabilirsiniz. Bunlardan biri vergi ve yasal yükümlülüklerin takibidir. Yıl içinde ödemeniz gereken birçok farklı vergi kalemi mevcuttur. Bu kalemlerin ödeme tutarı ve ödeme zamanı ile ilgili bilgiler de ön muhasebe tarafından kayıt altına alınır.  

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe yapmak için kullanabileceğiniz bazı geleneksel ve yenilikçi yöntemler mevcuttur. Bu noktada tercihinizi, şirket ölçeğinize ve ön muhasebe işlem hacminize göre yapabilirsiniz. Kullanabileceğiniz ön muhasebe araçları ve programları ise şöyledir: 

1. Fiziki muhasebe defteri tutmak 
2. Excel vb. bir yazılımla dijital kayıt tutmak 
3. Ön muhasebe programı/yazılımı kullanmak 

Fiziki defter tutmak, eski ve geleneksel bir yöntemdir; fakat küçük ölçekli işletmeler için masrafsızdır. Excel ise fiziki defterin bilgisayar ekranındaki hali olarak değerlendirilebilir. Bu ilk iki yöntemde tüm süreç manuel olarak ilerletileceği için zaman açısından avantajlı değildir ve hata riski daha yüksektir. Ön muhasebe yazılımlarında ise pek çok süreç otomatik olarak ilerler. Ayrıca veriler bulut sisteminde depolandığı için bilgi ve belge kaybı yaşama riski oldukça düşüktür.  

Ön Muhasebe Programları ile Neler Yapılabilir?

Bir ön muhasebe yazılımı ile bu konudaki hemen her işlemi yapabilirsiniz. Ön muhasebe programları ile gelir gider kayıtlarını dijitalleştirerek işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Şirketinizde kullanacağınız bir ön muhasebe uygulaması ile yapabileceklerinize şu örnekleri verebiliriz: 

• Gelir gider takibi yapabilirsiniz.  
• Fatura, irsaliye, çek, senet gibi belgeleri kayıt altında tutabilirsiniz.  
• Banka hesaplarının, cari hesapların ve kasa hesabının durumunu görebilirsiniz.  
• Stok giriş çıkışlarını, satın alımları ve satışları takip edebilirsiniz.  
• Personel giderleri ve bunlarla ilgili bordro gibi belgeleri görebilirsiniz.  
• Fatura düzenleyebilir ve bu faturaları müşterilerinize gönderebilirsiniz.  
• Vergi hesaplaması yapabilir ve vergi beyannameleri düzenleyebilirsiniz.  
• Ön muhasebe raporları ile finansal durumunuzu detaylı bir şekilde görebilirsiniz.  

Ön Muhasebe ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Ön muhasebe süreçlerini daha verimli yönetebilmeniz için bu konuya hakim olmanız gerekir. Bu doğrultuda sizin için ön muhasebe ile ilgili sıkça sorulan sorulara cevap verdik.  

Ön Muhasebenin Muhasebeden Farkı Nedir?

Ön muhasebe, şirket içi finansal süreçlerle ilgilenirken muhasebe veya genel muhasebe, daha çok dışa bağlı finansal hareketlerle ve yasal süreçlerle ilgilenir. Şirket içerisindeki kasa, cari hesap, genel giderler gibi konular ön muhasebenin kapsamındayken genel muhasebe, Gelir İdaresi Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı ile şirketiniz arasındaki köprüdür.  

Herkes Ön Muhasebe Yapabilir mi?

Ön muhasebe işlemlerini bu alanda eğitim almış hemen herkes yapabilir. Ön muhasebe eğitimi almadıysanız bu işlemler karmaşık, detaylı ve kafa karıştırıcı olabilir. Kullanımı kolay muhasebe programları ise daha temel bir eğitimle ön muhasebe tutmanıza imkan tanır.  

Ön Muhasebe Programında e-Fatura Gönderilebilir mi?

Ön muhasebe programlarının her biri farklı özellik ve hizmetler sunar. e-Fatura ve e-Arşiv fatura gönderebilmek için bu özelliği barındıran bir program kullanmanız gerekir.  

Ön Muhasebe Programlarını Öğrenmek Ne Kadar Sürer?

Ön muhasebe programı öğrenme süresi, öğrenilecek programa ve öğrenciye göre değişir. Bilgisayar konusunda yetkinliğiniz ve program kullanma konusunda deneyiminiz varsa ön muhasebe programı kullanmayı da kolayca öğrenebilirsiniz.  

Ön Muhasebe Programları Pahalı mı?

Ön muhasebe programı kullanmak istiyorsanız bu iş için belirli bir bütçe ayırmanız gerekir. Ön muhasebe programı fiyatları için bu hizmeti veren firmalardan teklif alabilirsiniz.