Müşterilerinize e-Fatura kesin, iş ortaklarınızdan e-Fatura alın ve tüm süreci her an her yerden yönetin.
Vergi Usul Kanunu ve ilgili yönetmelikler doğrultusunda ticari faaliyetlerin belgelendirilmesi zorunludur. Belgelendirilmesi gereken işlemler arasında iadeler de vardır ve bu süreçte reddiyat fişleri kullanılır. İade faturasından farklı bir kullanım amacı olan reddiyat fişi, muhasebe işlemlerinde de önemli bir rol oynar. Peki, reddiyat fişi nedir, nasıl düzenlenir ve reddiyat fişi ne işe yarar?
Reddiyat Fişi Nedir?
Reddiyat fişi, daha önce tahsil edilmiş bir tutara karşı vadedilen hizmetin kısmen verilmesi veya hiç verilmemesi durumunda yapılan geri ödemeyi gösteren evraktır. Fazla tahsilat ve yanlış işlem gibi durumlarda tahsilat iadesi yapılması gerektiğinde reddiyat fişi düzenlenir.
Reddiyat makbuzu veya reddiyat belgesi olarak da bilinen bu evrak çoğunlukla kamu kurumlarında ve banka gibi finans firmalarında kullanılır. Örneğin mahkemelere dava ile ilgili işlemler gerçekleşmeden önce yapılan ödemelerin kullanılmayan kısmı reddiyat fişi düzenlenerek iade edilir.
Reddiyat fişi, ürün ve hizmetten bağımsız olarak iade edilen tutara odaklanır. Ödemeyi yapan tarafa iade edilen ücret miktarını göstermek için düzenlenir. Ayrıca tahsilat iadesinin hem mali hem de hukuki açıdan kayıt altına alınmasını sağlar.
Reddiyat Fişinin Muhasebedeki Önemi
Reddiyat fişi, hesapların doğru tutulmasına yardımcı olan muhasebe belgeleri arasında yer alır. Muhasebede reddiyat fişi, önce kasaya giren fakat sonra tamamen veya kısmen kasadan çıkan paranın kaydedilmesini sağlar.
Muhasebe kayıtlarında borç ve alacak kısımlarının eşit olması gerekir. Aksi halde hesaplarda yanlışlık olur ve bu hem şirket içindeki mali yapı için hem de yasal uyumluluk için sorun yaratır. Reddiyat fişinin düzenlenmesi, kasadan çıkan paranın ne amaçla çıktığını gösterir. Söz konusu paranın yakın zamanda kasaya girdiği ve sadece bir kısmının iade edildiği bir senaryoda reddiyat fişinin muhasebe açısından önemi daha da artar.
Reddiyat Fişinin Kullanım Alanları
Reddiyat fişi, başta kamu ödemeleri olmak üzere birçok farklı alanda kullanılır. Kullanıldığı alan fark etmeksizin aynı amaçla düzenlenir. Önceden tahsil edilmiş bir tutarın iadesi gerektiğinde kullanılan reddiyat belgesi ile perakende sektörlerde çok sık karşılaşılmazken kamuda ve hizmet sektöründe ihtiyaç duyulan bir belgedir.
Başlıca reddiyat fişi kullanım alanları şu şekildedir:
● Kamu Kurumları: Fazla veya hatalı tahsil edilen harç, vergi, para cezası ve benzeri ödemelerin vatandaşa iade edilmesi durumunda kullanılır.
● Belediyeler: Belediyeler tarafından toplanan vergi, ruhsat, izin belgesi ve benzeri ödemelerin ilgili kişiye iade edilmesi gerektiğinde kullanılır.
● Bankalar: Çoğunlukla yanlış hesaba aktarılan paraların iade edilmesinde kullanılır.
● Özel Sektör ve İşletmeler: Bir hizmet için önceden tahsil edilen tutarın geri ödenmesini kayıt altına almak için kullanılır.
Reddiyat Fişi Düzenleme Adımları
Hesaplarda karışıklık olmaması ve mevzuatlara uygun kayıt yapılması için reddiyat fişi düzenleme adımlarında tüm detaylara dikkat etmek gerekir. Adım adım reddiyat fişi düzenleme süreci şu şekilde ilerler:
- İade gerektiren durum (fazla tahsilat, hatalı ödeme vb.) incelenerek iade nedeni tespit edilir.
- İade edilecek tutar; KDV, iskonto, faiz ve diğer tüm kesintiler de dahil edilerek hesaplanır.
- İlgili tahsilat muhasebe kayıtlarında bulunur ve işlendiği hesap kodu tespit edilir.
- Matbu düzenlenecek ise makbuza, dijital düzenlenecek ise reddiyat fişi düzenleme ekranına alıcı ile ilgili tüm bilgiler girilir.
- Tarih, tutar, iade nedeni ve muhasebe kodu gibi bilgilerin tamamı doldurulur.
- İlgili tutar, reddiyat fişi ile birlikte alıcıya iletilir.
- Tahsilat iadesi ile ilgili muhasebe kaydı yapılır.
Reddiyat Fişi Düzenleme Araçları ve Çözümleri
Reddiyat belgesi oluşturmak için matbu makbuzlar veya bilgisayar programları kullanılabilir. Dijital ortamda çalışan reddiyat fişi düzenleme araçları, kullanım kolaylığı ve hata riskini düşürme özelliği nedeniyle daha uygundur. Ayrıca fiş düzenleme programı üzerinden online reddiyat fişi düzenlemek, ilgili belgenin dijital arşivde güvenle saklanmasına da imkân verir.
Reddiyat fişleri; e-Belge yazılımları, ERP sistemleri, muhasebe otomasyon programları ve benzeri araçlar üzerinden düzenlenebilir. Fakat reddiyat makbuzu düzenleme özelliğinin tüm programlarda olmayacağı da unutulmamalıdır. Kullanılan programla ilgili hizmet sağlayıcıya danışılarak veya kullanım kılavuzlarına bakılarak bu özelliğin olup olmadığı öğrenilebilir.
Reddiyat Fişi İptal ve Düzeltme Süreçleri
Reddiyat fişleri, gerekli durumlarda iptal edilebilir veya düzeltilebilir. Gerekmediği takdirde hatalı bir şekilde düzenlenen fişler için reddiyat iptal fişi düzenlenir. Bu iptal fişi muhasebe kaydına eklenerek hatalı fişin oluşturduğu hesap durumunu düzeltir.
Reddiyat fişindeki bir bilginin veya tutarın hatalı olması durumunda da düzeltme fişi hazırlanır. Düzeltme fişi ile birlikte muhasebe kayıt düzeltme işlemi de yapılır. Önceden kaydedilmiş bir belge üzerinde oynama yapılamayacağı için hatalı belge iptal edilir ve yerine reddiyat düzeltme fişi kaydedilir.
Reddiyat fişi düzenlenme, iptal etme ve düzeltme fişi hazırlama gibi süreçlerin, düzenlendiği alana bağlı olarak Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği veya Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği esaslarına uygun olarak yürütülmesine özen gösterilmelidir.
İşletmeniz ve şirketiniz adına düzenleyeceğiniz tüm e-Belgeler için QNB eSolutions muhasebe çözümlerini ve e-Dönüşüm ürünlerini kullanabilirsiniz. Kullanıcı dostu yönetim paneline dilediğiniz zaman dilediğiniz yerden erişebilir, e-Belge entegrasyonu ile tüm evrak süreçlerini dijitale taşıyabilirsiniz.
Reddiyat Fişi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Reddiyat fişinin tanımı ve düzenleme süreçleri ile ilgili bilgilerin ardından konu hakkında sık sorulan sorulara cevap verebiliriz.
Reddiyat fişi iptal edilebilir mi?
Evet, reddiyat fişi iptali mümkündür. İptal durumunda iptal edilen fişin muhasebe kayıtlarından çıkarılması ve doğru, hatasız reddiyat fişinin düzenlenerek kayıtlara işlenmesi gerekir.
Reddiyat fişi ile iade fişi arasındaki fark nedir?
Reddiyat fişi ile iade fişi arasındaki temel fark kullanım amacıdır. Reddiyat fişi genellikle hizmetlere karşılık önceden tahsil edilen paranın iadesinde kullanılır. İade fişi ise bir ürünün iade edilmesi ve ilgili ürüne ödenen paranın iade edilmesi durumunda düzenlenir. Özetle reddiyat fişi para iadesi, iade fişi ise ürün/hizmet iadesi gibi durumlar içindir.
